Business Central-integration: overfør ordrer til Microsoft Dynamics 365 Business Central

Med Business Central-appen kommer webshoppens ordrer og krediteringer automatisk over i Microsoft Dynamics 365 Business Central. Som standard bliver hver ordre en bogført salgsfaktura med kunden, varelinjerne, fragten, rabatterne, og momsen, og på betalte ordrer registreres betalingen, så fakturaen står som betalt. Bruger I salgsordrer i Business Central, kan ordren i stedet blive en salgsordre, som I leverer og fakturerer dér. Krediteringer bliver til salgskreditnotaer, webshoppens egen faktura kan vedhæftes som PDF, og går noget galt, kan du se det direkte på ordren i Shoporama. Appen er gratis og udviklet af Shoporama.

Det skal du bruge

• Business Central online. Appen virker med Microsofts cloududgave af Business Central, ikke med Business Central on-premises eller ældre Dynamics NAV- og Navision-installationer.
• En administrator i jeres Microsoft-konto, fx en Global Administrator. Kun en administrator kan give Shoporama lov til at bruge Business Central.
• Administratoradgang til Business Central, så du kan oprette appen under Microsoft Entra-programmer og sætte en debitorskabelon op. Jeres Business Central-partner kan også gøre det for jer.
• En bruger med fuld adgang i Shoporama. Kun den kan installere apps.

Appen logger på Business Central som et program og bruger ikke en af jeres brugerlicenser. Jeres egne brugere skal have en Business Central-licens som normalt.

Trin 1: Installér appen

1. Gå til Integrationer → Apps.
2. Find Microsoft Dynamics 365 Business Central, og klik Installer. Siden Indstillinger for app: Microsoft Dynamics 365 Business Central åbner. Senere finder du den med knappen Indstillinger på kortet under Installerede apps.

Når appen er installeret, opretter den tre ordrelabels i din shop: business-central-ok, business-central-pending, og business-central-failed. Dem bruger du til at følge med i overførslen, som beskrevet længere nede.

Trin 2: Forbind appen med jeres Microsoft-konto

Øverst i appens indstillinger står feltet Forbindelse. Før forbindelsen er lavet, står der Ikke forbundet til Business Central og knappen Forbind til Business Central.

1. Klik Forbind til Business Central. Du bliver sendt videre til Microsoft.
2. Log ind som administrator i jeres Microsoft-konto, fx en Global Administrator.
3. Microsoft beder om samtykke til, at appen Shoporama Business Central må bruge Business Central i jeres organisation. Giv samtykket.
4. Du kommer tilbage til appens indstillinger i Shoporama.

Samtykket giver Shoporama lov til at bruge Business Central, men appen kan først hente data, når den også er oprettet inde i Business Central. Indtil da står der Business Central kender ikke appen endnu i feltet Forbindelse sammen med de trin, du finder i trin 3 nedenfor.

Er du ikke administrator, kan samtykket ikke gives. Bed så en administrator om at klikke på knappen og logge ind. Står der Linket er udløbet eller Det tog for lang tid, så genindlæs appens indstillinger, og klik på knappen igen.

Trin 3: Opret appen i Business Central

Inde i Business Central skal appen oprettes under Microsoft Entra-programmer og have et rettighedssæt. Det er her, I bestemmer, hvad Shoporama må i Business Central.

1. Log ind i Business Central, klik på forstørrelsesglasset øverst, og søg på Microsoft Entra-programmer. Åbn siden.
2. Klik Ny. Kortet Microsoft Entra Programkort åbner.
3. Skriv c6de7aae-ae07-47b5-b5a4-68cb2fbd993d i Klient-id og Shoporama i Beskrivelse.
4. Sørg for, at Tilstand står på Deaktiveret, mens du tildeler rettighedssættet. Under Brugerrettighedssæt vælger du D365 BUS FULL ACCESS i kolonnen Rettighedssæt. Brug Ny linje, hvis der ikke er en tom linje.
5. Sæt Tilstand til Aktiveret.
6. Gå tilbage til appens indstillinger i Shoporama, og klik Gem. Feltet Forbindelse viser nu Forbundet til og navnet på firmaet. Har I flere firmaer, står der Forbundet til Business Central og Vælg firmaet nedenfor, og gem.

Knappen Giv samtykke på kortet skal du ikke bruge. Samtykket er givet med knappen Forbind til Business Central i trin 2.

Trin 4: Vælg miljø og firma

• Miljø i Business Central (standard Production): navnet på miljøet, som det står i Business Central under Hjælp og support. Typisk er det Production.
• Firma i Business Central: listen viser firmaerne i miljøet. Er der kun ét, bruges det, selvom du ikke vælger. Har I flere, så vælg det firma, ordrerne skal bogføres i.

Klik Gem. Først når firmaet er valgt og gemt, eller der kun er ét, henter appen kontoplanen, momsgrupperne, og momsområderne fra firmaet. Indtil da står der vælg firma og gem for at se listen i listerne. Når alt er i orden, viser feltet Forbindelse Forbundet til og firmaets navn og under det fx Miljø: Production. Ordrer overføres som salgsfakturaer.

Trin 5: Vælg, hvordan og hvornår ordren overføres

• Overfør som: Salgsfaktura (standard) eller Salgsordre. Forskellen står under Salgsfaktura eller salgsordre? nedenfor.
• Overfør ordren: Når ordren er betalt (standard), Når ordren er sendt, eller Når ordren er oprettet. Med Når ordren er sendt overføres kun ordrer, der får status Sendt. Når ordren er oprettet passer bedst til salgsordrer: ordren kommer over med det samme, også før den er betalt, og så registreres betalingen ikke. Overførslen sker af sig selv kort efter. Med standardvalget kommer en ordre, kunden betaler senere (fx faktura eller EAN), først over, når du markerer den som betalt i Shoporama. Sælger du meget på faktura, så vælg Når ordren er sendt. Ordrer fra før du installerede appen, overføres kun, hvis du sætter labelen business-central-pending på dem.
• Bogfør fakturaen automatisk: slået til som standard og gælder kun salgsfakturaer. Uden flueben lægges fakturaen som kladde i Business Central, og du bogfører den selv. Krediteringer lægges så også som kladde. På en kladde registrerer appen ikke betalingen, så det gør du i Business Central. En faktura, der giver et andet beløb end ordren, bogføres aldrig.
• Vedhæft webshoppens faktura som PDF: slået til som standard. Webshoppens egen faktura vedhæftes salgsfakturaen eller kreditnotaen i Business Central og følger med, når den bogføres. Salgsordrer får ingen PDF.
• Præfiks på eksternt bilagsnummer: webshoppens ordrenummer står i Eksternt bilagsnr. på dokumentet i Business Central, fx 4792. Med præfikset WEB- bliver det WEB-4792. Brug et præfiks, hvis flere webshops overfører til samme firma.
• Brug varerne i Business Central: slået fra som standard. Se Varerne i Business Central nedenfor.

Trin 6: Vælg, hvordan kunderne bliver til debitorer

Under Debitorer vælger du, hvordan kunderne kommer over i Business Central:

• Opret og genbrug en debitor pr. kunde (standard): appen leder efter en debitor med kundens e-mail i Business Central og bruger den, hvis den findes og ikke er spærret. Et firma genkender appen også på CVR-nummeret, når den har mødt firmaet før, fx når en kollega bestiller med en anden e-mail. Ellers opretter appen en ny debitor med navn, adresse, telefon, e-mail, CVR-nummer (firmaer), og momsområde.
• Saml private kunder på en fast debitor: alle private kunder bogføres på én debitor, som du selv opretter i Business Central, fx Webshopkunder. Firmaer får stadig hver deres debitor.

En kunde regnes som firma, når ordren har CVR- eller momsnummer, EAN-nummer, eller firmanavn. Business Central kan ikke søge på CVR-nummeret, så et firma, der fandtes i Business Central, før I tog appen i brug, genkendes kun på e-mailen.

EAN-nummeret kommer ikke med over i Business Central. Sælger du til kunder med EAN-nummer, så skriv GLN-nummeret på debitoren i Business Central. Opretter du debitoren med den e-mail, kunden bruger i webshoppen, før kunden handler første gang, bruger appen den.

Opret en debitorskabelon i Business Central

Business Central giver ikke nye debitorer bogføringsgrupper, når de oprettes udefra, og uden grupperne afviser Business Central fakturaen. Derfor skal I én gang lave en debitorskabelon, som nye debitorer får deres grupper fra. Det er nødvendigt, så snart appen opretter debitorer, og firmaer får altid deres egen debitor, også når private kunder samles på en fast debitor.

1. Find de grupper, webshoppens kunder skal have: åbn en eksisterende debitor, og se Virksomhedsbogføringsgruppe og Debitorbogføringsgruppe under Fakturering (fx INDENLANDSK).
2. Søg på Konfigurationsskabeloner, og klik Ny. Skriv en kode (fx WEBDEBITOR) og en beskrivelse, og skriv 18 i Tabel-id. Tabelnavn bliver så Customer.
3. Under Linjer laver du to linjer. Vælg feltet i Feltnavn på listen, hvor det står på engelsk: Gen. Bus. Posting Group (Virksomhedsbogføringsgruppe) og Customer Posting Group (Debitorbogføringsgruppe). Skriv gruppen fra første trin i Standardværdi.
4. Søg på API-opsætning, og klik Ny. Skriv 30009 i Side-id (debitor-API'et, APIV2 - Customers), og vælg din skabelon i Skabelonkode. Lad Betingelser stå tom.

Mangler skabelonen, sletter appen debitoren igen, og ordren får labelen business-central-failed med en note om, hvad du skal gøre. Spørg jeres revisor eller Business Central-partner, hvis I er i tvivl om, hvilke grupper webshoppens kunder skal have.

Fast debitor til private kunder

• Fast debitor til private kunder: debitornummeret i Business Central. Navnet på fakturaen er debitorens, fx Webshopkunder, mens kundens adresse, leveringsadresse, e-mail, og telefon står på fakturaen.
• Fast debitor til private kunder uden for EU: debitoren skal have momsområdet for eksport. Lader du feltet stå tomt, får kunder uden for EU hver deres debitor, og så skal debitorskabelonen være sat op.

Trin 7: Vælg konti, momsgrupper, og momsområder

Kontolisterne viser indtægtskontiene i firmaets kontoplan, der kan bogføres direkte på, med nummer og navn. Momsgrupperne og momsområderne hentes også fra firmaet.

Konti

• Salg: finanskontoen, salget bogføres på. Rabatter trækkes fra på samme konto. Feltet skal udfyldes, ellers overføres ingen ordrer.
• Salg til virksomheder i EU (standard Som salg): varer og fragt uden moms til virksomheder i andre EU-lande med momsnummer (omvendt betalingspligt). Se Reverse charge og VIES-validering.
• Salg uden for EU (standard Som salg): varer og fragt uden moms til lande uden for EU, også Grønland og Færøerne.
• Fragt (standard Som salget): fragten kommer på samme konto som salget på ordren, medmindre du vælger en fragtkonto.

En ordre med moms kommer altid på Salg, også når varen sendes til udlandet.

Momsgrupper og momsområder

• Momsgruppe for varer med moms (standard STANDARD): momsproduktbogføringsgruppen på varer, fragt, og rabatter, der normalt har dansk moms. Den bruges også, når varen sælges uden moms til virksomheder i EU eller uden for EU. Se Moms, EU, og eksport.
• Momsgruppe for varer uden moms (standard MOMSFRI): varer, der heller ikke har moms i Danmark, fx gavekort, varer med egen momssats på 0 %, og varer i momskategorien Momsfritaget. Se Momskategorier.
• Momsområde for nye debitorer i Danmark (standard INDENLANDSK): gælder også private kunder i andre EU-lande, der betaler dansk moms.
• Momsområde for nye virksomheder i EU (standard EU): virksomheder i andre EU-lande med momsnummer.
• Momsområde for nye debitorer uden for EU (standard EKSPORT).

Momsområdet er debitorens momsvirksomhedsbogføringsgruppe. Business Central regner selv momsen ud fra momsgruppen på linjen og debitorens momsområde efter firmaets momsbogføringsopsætning, og appen sammenligner bagefter beløb og moms med ordren. Momsområderne bruges kun til debitorer, som appen opretter. En debitor, der findes i forvejen, beholder sit momsområde.

Findes en valgt konto eller gruppe ikke i firmaet, står det i feltet Forbindelse, fx Salg uden for EU: konto 1120 findes ikke i kontoplanen (eller kan ikke bogføres direkte). Vælg en anden, og gem. Har du lige oprettet en konto i Business Central, så klik Gem i appen. Så hentes listerne igen, og den nye konto kan vælges.

Trin 8: Vælg modkonti til betalingerne

Registrér betalingen er slået til som standard og gælder kun salgsfakturaer. Når en betalt ordre er bogført som faktura, registrerer appen betalingen og udligner den med fakturaen, så fakturaen står som betalt i Business Central.

Appen bruger sine egne indbetalingskladder i Business Central, én pr. betalingsmetode, og opretter dem selv første gang, de skal bruges: SHOPKORT, SHOPMOBPAY, SHOPVIABIL, SHOPANYDAY, SHOPKLARNA, SHOPPAYPAL, SHOPKONTAN, og SHOPFAKTUR, med navne som Shoporama: Kort og Shoporama: MobilePay. Betalingen bogføres i kladden med modkontoen fra appens opsætning og dagens dato. Brug ikke kladderne til dine egne posteringer. Ligger der linjer i en af dem, som appen ikke selv har lavet, bogfører appen ikke kladden, men skriver det på ordren.

• Modkonto for betalinger med kort: fx en mellemregningskonto for kortindløseren. Den bruges også til betalingsmetoder, der ikke hører under de andre felter. Vælger du ingen, registreres betalinger ikke, og feltet Forbindelse minder dig om det.
• MobilePay, ViaBill, Anyday, Klarna, og PayPal (standard Samme som kort): appen genkender dem på betalingsudbyderen, korttypen, og betalingsmetodens navn i shoppen. Vipps hører under MobilePay. Du kan også vælge Registrér ikke betalingen.
• Modkonto for kontant (POS) (standard Samme som kort): dine egne betalingsmetoder, hvis navn indeholder kontant, fx i butikken.
• Faktura, EAN og bankoverførsel (standard Registrér ikke betalingen): ordrer med EAN-nummer og dine egne betalingsmetoder som faktura og bankoverførsel. Fakturaen står åben i Business Central, til du selv registrerer betalingen, når pengene kommer.

Modkontolisterne viser statuskonti, fx bank, kasse, og mellemregningskonti, der kan bogføres direkte på. Betalingen registreres med fakturaens beløb.

Klik Gem eller Gem og luk, når alle felter er udfyldt. Fra nu af overføres nye ordrer af sig selv.

Sådan ser du, hvad der er sket med en ordre

Appen bruger tre ordrelabels:

• business-central-ok (grøn): ordren er overført. Det gælder også, når den er lagt som kladde eller salgsordre.
• business-central-failed (rød): ordren er ikke overført, eller noget gik galt undervejs. Noten på ordren fortæller hvad.
• business-central-pending (gul): den sætter du selv, når en ordre skal overføres, fx efter en fejl.

Åbn ordren, og klik på Systemnoter for at folde noten ud. Her står nummeret i Business Central, beløbet, og om betalingen er registreret, fx Overført til Business Central som faktura nr. 103323 (557,00 DKK). Betalingen er registreret med modkonto 18300 (Kort).

Feltet Forbindelse i appen tæller også de ordrer, der er fejlet de sidste 7 dage, fx 2 ordrer fejlede de sidste 7 dage. Se labelen business-central-failed i ordrelisten.

Det kommer over i Business Central

Salgsfakturaen

• Eksternt bilagsnr. er præfikset og webshoppens ordrenummer, fx WEB-4792. Selve fakturanummeret kommer fra Business Centrals egen nummerserie.
• Linjerne viser varens navn med varianter og varenummeret i parentes, fragten med fragtmetodens navn, og rabatterne som Rabat med rabatkoden, Kampagnerabat, og Pointrabat. Har ordren varer med forskellig moms, fordeles rabatten på satserne. Pant og gavekort kommer også med.
• Leveringsadressen, e-mailen, og telefonnummeret står på fakturaen. Navnet er debitorens.
• Webshoppens faktura er vedhæftet som PDF, når Vedhæft webshoppens faktura som PDF er slået til.

Før fakturaen bogføres, sammenligner appen beløb og moms i Business Central med ordren. Passer de, bogføres fakturaen. Afviger de mere end et par øre, bliver fakturaen liggende som kladde, og ordren får business-central-failed med begge beløb i noten. Se Når noget går galt.

Moms, EU, og eksport

• Danmark: dansk moms. Private kunder i andre EU-lande, der betaler dansk moms, behandles som danske.
• Virksomheder i andre EU-lande med momsnummer og uden moms på ordren får momsområdet for EU (0 %, omvendt betalingspligt) og kontoen Salg til virksomheder i EU.
• Eksport uden for EU uden moms får momsområdet for eksport og kontoen Salg uden for EU.
• Momsgruppen på linjerne: til virksomheder i EU og uden for EU får en vare, der normalt har dansk moms, stadig Momsgruppe for varer med moms. Debitorens momsområde giver så 0 %, og Business Central lægger salget i de rigtige felter på momsangivelsen (EU-salg og eksport). Varer med egen momssats på 0 % eller momskategorien Momsfritaget får Momsgruppe for varer uden moms.
• Har webshoppen opkrævet moms på en ordre til udlandet, fx fordi momsnummeret ikke var gyldigt, bliver debitoren dansk, så Business Central giver samme moms som ordren.

OSS: salg med andre EU-landes moms

Sælger du til private i andre EU-lande med køberlandets moms (OSS), kræver Business Central momsbogføringsgrupper pr. land, som appen ikke kender. En ordre med en anden momssats end 25 %, fx tysk moms på 19 %, lægges derfor som kladde, og ordren får business-central-failed med en forklaring. Vælg momsbogføringsgrupperne til landet på kladden i Business Central, og bogfør den dér. Sæt derefter business-central-pending på ordren. Så finder appen fakturaen igen på Eksternt bilagsnr. og registrerer betalingen.

Appen kan kun se satsen. Et OSS-salg til et land med 25 % moms, fx Sverige eller Kroatien, kan den ikke skelne fra dansk moms, så det bogføres med dansk moms. Sælger du med OSS til de lande, skal du rette de fakturaer i Business Central.

Fremmed valuta

En ordre i et andet lands valuta, fx euro, bliver en faktura i den valuta. Business Central omregner til kroner med sine egne valutakurser, ikke med kursen fra købet, så valutaen skal være oprettet med kurser i Business Central. Betalingen registreres ikke på fakturaer i fremmed valuta, og noten siger fx Betalingen er ikke registreret, fordi fakturaen er i EUR. Registrér den i Business Central. Læs mere i Sælg i flere lande og på flere sprog.

Krediteringer og ombytninger

• En kreditering i Shoporama, fx fra Returvarer på ordren, returcentret, eller en ombytning, bliver en salgskreditnota i Business Central på samme debitor. Eksternt bilagsnr. får -K bagved. Læs mere i Kreditnotaer og refundering.
• Er den oprindelige faktura stadig åben (ubetalt), udlignes kreditnotaen med den. Er fakturaen betalt, bogføres kreditnotaen uden udligning.
• Tilbagebetalingen registreres ikke. Den registrerer du i Business Central.
• Krediterer du en ordre, der blev overført som salgsordre, lægges kreditnotaen som kladde, så du kan bogføre den, når varerne er kommet retur. Business Central kan ikke oprette returvareordrer udefra.
• Ved en ombytning bliver det en kreditnota for den gamle ordre og en ny faktura for bytteordren.
• Er den oprindelige ordre ikke overført endnu, får krediteringen business-central-failed med en forklaring. Overfør den oprindelige ordre først, og sæt så business-central-pending på krediteringen. Er ordren fra før du installerede appen, så lav kreditnotaen i Business Central, eller sæt business-central-pending på krediteringen. Så overfører appen den uden at knytte den til en faktura.

Annullerede og gamle ordrer

• Annullerede ordrer overføres aldrig, heller ikke hvis du sætter business-central-pending på dem. Annullerer du en ordre, der allerede er overført, sker der intet i Business Central. Kreditér ordren i Shoporama i stedet, så laver appen en kreditnota.
• Ordrer fra før du installerede appen overføres kun, hvis du sætter business-central-pending på dem.
• Appen overfører aldrig den samme ordre to gange. Sætter du business-central-pending på en ordre, der allerede er overført, får du i stedet en note om, at den ikke overføres igen.

Salgsfaktura eller salgsordre?

Under Overfør som vælger du, hvad ordren bliver til i Business Central:

• Salgsfaktura (standard): ordren bliver en salgsfaktura, der bogføres med det samme. Betalingen registreres, og webshoppens faktura vedhæftes som PDF. Det passer til de fleste webshops, hvor varen sendes fra webshoppen.
• Salgsordre: ordren bliver en salgsordre, som ikke bogføres. Du leverer og fakturerer den i Business Central, som du gør med jeres andre salgsordrer, fx når lageret og forsendelsen styres i Business Central. Appen registrerer ingen betaling og vedhæfter ingen PDF. Med Når ordren er oprettet under Overfør ordren kommer salgsordren over, så snart kunden har bestilt.

Skifter du valget, gælder det for de ordrer, der overføres derefter.

Varerne i Business Central

Med fluebenet Brug varerne i Business Central bogføres en linje på varen i Business Central, når varenummeret i Shoporama er det samme som varens nummer i Business Central. Så følger lageret i Business Central med salget. Varelinjer bogføres efter varens bogføringsopsætning i Business Central, ikke på kontoen Salg. Linjer, hvis varenummer ikke findes, bogføres på kontoen Salg, og noten på ordren siger fx Varenummeret 1896-S findes ikke i Business Central, så linjen er bogført på salgskontoen.

• Varianter: varenummeret kan være varens nummer og variantkoden med bindestreg imellem, fx SP-SCM1006-HVID for varianten HVID af varen SP-SCM1006.
• Store og små bogstaver er ligegyldige, og spærrede varer bruges ikke.
• Appen husker i et døgn, om et varenummer findes. Opretter du en vare i Business Central, kan der gå op til et døgn, før appen bruger den.
• Appen opretter aldrig varer i Business Central og henter hverken varer, lager, eller priser til Shoporama.

Når noget går galt

Fejler en overførsel, får ordren labelen business-central-failed og en note under Systemnoter med forklaringen. Noten slutter med Ret fejlen og sæt labelen business-central-pending på ordren for at prøve igen. Appen prøver ikke igen af sig selv. Sådan sender du ordren igen:

1. Læs noten på ordren, og ret fejlen i appen eller i Business Central.
2. Gå til ordrelisten, klik på label-ikonet Tildel/fjern labels ved ordren, og vælg business-central-pending.
3. Kort efter skifter labelen til business-central-ok. Fejler det igen, får ordren business-central-failed og en ny note.

Er en faktura allerede oprettet i Business Central, bruger appen den samme faktura, når du prøver igen. Har du slettet den i Business Central, laver appen en ny, og Eksternt bilagsnr. får -1 bagved.

Fejl i forbindelsen

• Business Central kender ikke appen endnu: opret appen under Microsoft Entra-programmer, som beskrevet i trin 3, og klik Gem i appen.
• Appen mangler rettigheder i Business Central: giv appen rettighedssættet D365 BUS FULL ACCESS under Microsoft Entra-programmer. Sæt Tilstand til Deaktiveret først og til Aktiveret bagefter.
• Miljøet findes ikke: ret navnet i Miljø i Business Central, og klik Gem.
• Firmaet findes ikke længere i Business Central: vælg firmaet igen under Firma i Business Central, og klik Gem.
• Microsoft giver ikke appen adgang til jeres Business Central: samtykket er trukket tilbage, eller appen er fjernet hos Microsoft. Klik Forbind igen, og lad en administrator give samtykke.
• Microsoft afviste Shoporamas adgang: det er en fejl hos Shoporama. Skriv til support@shoporama.dk.

Bliver en ordre betalt, mens appen ikke er forbundet, eller mens firmaet eller salgskontoen mangler, får den business-central-failed med en note om det. Ret opsætningen, og sæt business-central-pending på ordren.

Debitoren mangler bogføringsgrupper

Noten siger Kunden blev oprettet i Business Central uden bogføringsgrupper og er slettet igen. Opret debitorskabelonen og API-opsætningen, som beskrevet under Opret en debitorskabelon i Business Central, og sæt business-central-pending på ordren. Er det en privat kunde, kan du også samle private kunder på en fast debitor i appen. Står der Den faste debitor 10000 til private kunder findes ikke i Business Central, så ret nummeret i Fast debitor til private kunder, og klik Gem.

Fakturaen ligger som kladde, fordi beløbet afviger

Afviger beløbet eller momsen i Business Central fra ordren, bliver fakturaen liggende som kladde, og noten siger fx Fakturaen 1042 ligger som kladde i Business Central, fordi beløbet afviger med begge beløb. Det sker typisk, når momsbogføringsopsætningen i Business Central ikke giver samme sats som webshoppen for debitorens og linjens momsgrupper. Du har to muligheder:

• Ret og bogfør kladden i Business Central, og sæt business-central-pending på ordren. Så finder appen fakturaen igen på Eksternt bilagsnr., registrerer betalingen, og giver ordren business-central-ok. Webshoppens faktura bliver ikke vedhæftet som PDF i det tilfælde.
• Ret opsætningen i appen eller i Business Central, slet kladden i Business Central, og sæt business-central-pending på ordren. Så laver appen en ny faktura.

En ordre med et andet EU-lands moms ligger også som kladde. Se OSS: salg med andre EU-landes moms.

Business Central kunne ikke bogføre fakturaen

Afviser Business Central bogføringen, ligger fakturaen som kladde, og Business Centrals egen forklaring står ordret i noten, fx at bogføringsopsætningen mangler for en kombination af bogføringsgrupper. Ret opsætningen i Business Central, og sæt business-central-pending på ordren. Så bogfører appen den samme kladde.

Betalingen kunne ikke registreres

Noten siger, at ordren er overført, men at betalingen ikke kunne registreres, og hvorfor. Står der Indbetalingskladden SHOPKORT indeholder linjer, appen ikke har lavet, så bogfør eller slet de linjer i Business Central. Findes modkontoen ikke, så vælg en anden i appen, og klik Gem. Sæt derefter business-central-pending på ordren. Så registrerer appen betalingen på den faktura, der allerede er bogført.

Det gør appen ikke

• Opretter ikke varer i Business Central og henter hverken varer, lager, eller priser til Shoporama.
• Henter ikke noget tilbage fra Business Central. Retter eller registrerer du noget i Business Central, kan det ikke ses i Shoporama.
• Registrerer ikke tilbagebetalinger og opretter ikke returvareordrer.
• Bogfører ikke OSS-salg med andre EU-landes moms af sig selv. Salg med en anden sats end 25 % ligger som kladde, og salg til lande med 25 % moms bogføres med dansk moms, så dem retter du i Business Central.
• Registrerer ikke betalinger på fakturaer i fremmed valuta, på salgsordrer, eller på kladder.
• Afstemmer ikke udbetalinger og gebyrer fra betalingsudbyderne.
• Virker ikke med Business Central on-premises eller Dynamics NAV.

Ofte stillede spørgsmål

Jeg er ikke administrator i vores Microsoft-konto. Kan jeg sætte appen op alligevel?

Du kan installere appen og udfylde indstillingerne, men samtykket hos Microsoft skal gives af en administrator, fx jeres it-ansvarlige. Bed vedkommende om at klikke Forbind til Business Central i appens indstillinger og logge ind. Appen skal også oprettes under Microsoft Entra-programmer, og det kan jeres Business Central-partner hjælpe med.

Kan vores revisor se, hvilken webshopordre en faktura kommer fra?

Ja. Webshoppens ordrenummer står i Eksternt bilagsnr. på fakturaen og kreditnotaen, og webshoppens egen faktura er vedhæftet som PDF, når Vedhæft webshoppens faktura som PDF er slået til. Noten på ordren i Shoporama viser fakturanummeret i Business Central.

Er det webshoppen eller Business Central, der regner momsen ud?

Det er Business Central, ud fra jeres momsbogføringsopsætning. Appen sender momsgruppen på hver linje og debitorens momsområde og sammenligner bagefter beløb og moms med ordren. Passer de ikke, bliver fakturaen liggende som kladde, så appen ikke bogfører et beløb, der afviger fra ordren.

Vi har indtil nu bogført webshoppens ordrer i hånden. Kommer de gamle ordrer over to gange?

Nej. Kun ordrer, der er oprettet efter installationen, overføres af sig selv. En ældre ordre kommer kun over, hvis du sætter business-central-pending på den. Bogfør derfor ordrerne fra før installationen, som I plejer, også dem, der først bliver betalt eller sendt bagefter.

Får kunden en mail fra Business Central, når ordren bliver overført?

Nej. Appen sender ingen mails, og kunden mærker intet til Business Central. Kunden får de samme mails og den samme faktura fra webshoppen som hidtil.

Vores erhvervskunder findes allerede som debitorer i Business Central. Bliver de brugt?

Ja, hvis debitoren har den samme e-mail, som kunden bruger i webshoppen, og ikke er spærret. Business Central kan ikke søge på CVR-nummeret, så debitorer, der fandtes før appen, findes kun på e-mail. Findes der ingen med e-mailen, opretter appen en ny debitor, og så skal debitorskabelonen være sat op. Når appen har fundet eller oprettet debitoren én gang, genkender den også firmaet på CVR-nummeret, fx når en kollega bestiller med en anden e-mail.

Bliver varerne trukket fra lageret i Business Central?

Kun hvis Brug varerne i Business Central er slået til, og varenummeret findes i Business Central. På en salgsfaktura sker det, når fakturaen bogføres. På en salgsordre sker det, når I leverer ordren i Business Central. Lageret i Shoporama bliver ikke opdateret fra Business Central.

Vi har flere webshops, der bogfører i samme firma. Hvad skal vi være opmærksomme på?

Giv hver shop sit eget præfiks på eksternt bilagsnummer, fx A- og B-, så numrene kan skelnes. Hver shop installerer appen og klikker Forbind til Business Central for sig. Debitorerne findes på e-mail, så en kunde, der handler i begge shops, bruger den samme debitor.

Kan jeg teste i et sandkassemiljø, før vi bruger Production?

Ja. Skriv sandkassens navn i Miljø i Business Central, og opret også appen under Microsoft Entra-programmer i sandkassen. Brug testordrer, for en ordre, der er overført til sandkassen, overføres ikke igen, når du skifter til Production. Når du skifter miljø eller firma, glemmer appen de debitorer, varer, og kladder, den har fundet.

Hvad sker der, hvis jeg fjerner appen?

Der overføres ikke flere ordrer, og indstillingerne og forbindelsen slettes i Shoporama. Fakturaer og debitorer i Business Central bliver liggende, og det samme gør labels og noter på ordrerne. Installerer du appen igen, skal du forbinde den og vælge indstillingerne igen. Appen husker, hvilke ordrer den har overført, så de ikke kommer over to gange.

Læs mere

• Business Central i ordbogen
• Regnskabsprogrammer, du kan bruge med Shoporama
• Ordrelabels
• Kreditnotaer og refundering
• B2B-salg i Shoporama
• OSS (One Stop Shop) i ordbogen

Har du brug for hjælp med Business Central-appen? Skriv til os på support@shoporama.dk.