Handling påkrævet

I en travl butik er det sjældent de store ting, der koster penge. Det er de små, der glider forbi: en betaling der aldrig blev hævet, en fragtlabel der ikke blev dannet, så pakken står på hylden, eller en kunde der har ventet en uge på svar om sin returnering. Siden Handling påkrævet samler netop de ting ét sted, så du kan se dem, før kunden ringer.

Hver opgave er en konkret ting i din butik, du skal tage stilling til, med en knap der fører dig direkte derhen, hvor du løser den. Når problemet er løst, forsvinder opgaven af sig selv. Der er ingen "færdig"-knap, og du skal ikke rydde op efter dig.

Handling påkrævet eller Notifikationer?

Shoporama har to steder, der fortæller dig om ting, der er sket i baggrunden. De supplerer hinanden:

• Handling påkrævet (ikonet med fluebenet i en cirkel) viser, hvad der kræver noget af dig lige nu. Listen beregnes ud fra butikkens rigtige data, hver gang du åbner den. Samme slags problem er altid én opgave med et antal, fx "3 ordrer har fejl i ordrekøen", ikke tre opgaver.
• Notifikationer (klokken) er en log over beskeder fra betalingsudbydere, fragtfirmaer, økonomisystemer, dit tema, og andre systemer. En besked bliver liggende, også når problemet er løst, indtil du fjerner den, eller den bliver slettet efter 14 dage.

Start derfor altid med Handling påkrævet. Brug Notifikationer, når du vil se detaljerne bag en fejl. Du kan læse mere om klokken i Notifikationer: hvad admin advarer dig om.

Sådan finder du Handling påkrævet

Du kommer til siden på flere måder:

1. Ikonet i topbaren. Til venstre for klokken sidder et ikon med et flueben i en cirkel. Det står der altid, også når der ikke er noget at gøre. Et rødt tal på ikonet er antallet af vigtige opgaver. Har du kun opgaver af typen "Når du får tid", er der intet tal.
2. Menupunktet under Dashboard. Så snart der er mindst én opgave, dukker punktet Handling påkrævet op i menuen i venstre side, lige under Dashboard. Er alt klaret, forsvinder punktet igen, så det ikke fylder. Bruger du menuen øverst på siden i stedet for i venstre side, finder du siden via ikonet i topbaren.
3. På mobil og smalle skærme. Åbn menuen og find Handling påkrævet under "Din konto", lige over Notifications.
4. Fra Notifikationer. Når der er opgaver, står der øverst på siden Notifikationer: "Det, der kræver din handling, er samlet under Handling påkrævet." med et link, fx "3 ting venter".
5. På dashboardet. Du kan få opgaverne direkte på forsiden af admin. Klik Tilpas på dashboardet, vælg Tilføj modul, og find modulet Handling påkrævet i gruppen Ordrer. Modulet er ikke slået til fra start. Det viser op til fem opgaver og linket Se alle, når der er flere. Du kan også udsætte og skjule opgaver direkte fra modulet. Læs mere om dashboardet i Salgsrapporter og omsætning i dashboard.

Er der ingen opgaver, står der blot "Handling påkrævet: Alt er klaret".

Vigtig og Når du får tid

Hver opgave har et af to mærker:

• Vigtig (rødt mærke) betyder, at det koster dig penge, eller at en kunde ikke får sin pakke, hvis du venter. Det er fx betalinger der ikke bliver hævet, labels der ikke er dannet, og ordrer der ikke bliver bogført. Vigtige opgaver står altid øverst, og det er kun dem, der tæller med i det røde tal.
• Når du får tid (lyst mærke) er ting, du bør se på, men som ikke brænder på i dag, fx anmeldelser der venter på godkendelse.

Er der mindst én vigtig opgave, har kortet en rød kant til venstre og et mærke som "2 vigtige" i overskriften.

Opgaverne, og hvad du gør ved dem

Her er alle de slags opgaver, der kan dukke op, i den rækkefølge de vises. Titlerne står, som du ser dem på siden.

"1 ordre har en fejl i ordrekøen" (Vigtig)

Vises, når en handling i ordrekøen er fejlet inden for de seneste 14 dage. Det kan være en fragtlabel, en hævning af en betaling, eller en overførsel til dit økonomisystem. Opgaven tæller ordrer, og beskrivelsen viser hvilke handlinger det drejer sig om, fx "GLS-label (3), Hævning af betaling (1)". Fejl på annullerede ordrer og opdateringer af track & trace tæller ikke med.

Klik Se fejlene. Så åbner ordrekøen med kun de fejlede poster. Hver fejl er forklaret på dansk, med links til det sted du retter den. Når du har rettet årsagen, klikker du Prøv igen. Har du selv løst det på anden vis, klikker du Fjern. Opgaven forsvinder, når handlingen er kørt, prøvet igen, eller fjernet. Ordrekøen prøver aldrig selv igen, fordi en label eller en hævning ikke må laves to gange. Se Ordrekø, og for GLS Fejl ved overførsel til GLS og Kommentarer på GLS-ordrer.

"1 betaling kunne ikke hæves" (Vigtig)

Vises, når betalte ordrer fra de seneste 60 dage har en hævning, der er fejlet, og som ikke er lykkedes siden. Beskrivelsen siger det lige ud: "Pengene er ikke trukket fra kundens kort. Årsagen står i noten på ordren." Fejlede hævningen i ordrekøen inden for de seneste 14 dage, står ordren under fejl i ordrekøen i stedet, så du ikke ser den samme ordre to gange. Er fejlen i ordrekøen ældre end 14 dage, står ordren her.

Klik Se ordrerne for at få ordrelisten med de ordrer, hvor hævningen er fejlet. Listen kan også vise ældre ordrer end dem, opgaven tæller. Læs noten på hver ordre, ret årsagen, og hæv beløbet igen. Se Hæv betalinger på ordrer (capture).

"1 betalt ordre er ikke sendt efter 5 dage" (Vigtig)

Vises, når betalte ordrer mellem 5 og 30 dage gamle stadig har status Ny, Igangværende, eller Klar. Beskrivelsen viser fordelingen, fx "Nye (2), Igangværende (1)". Kreditnotaer og ordrer med status Afventer tæller ikke med.

Klik Se ordrerne. Ordrelisten åbner filtreret på betalte ordrer i perioden og på den status, flest af dem har. Send ordrerne, eller sæt status til Sendt, hvis de allerede er sendt. Ordrer, du bevidst venter med, kan du sætte til Afventer. Så tæller de ikke længere med. Sælger du forudbestillinger, kan du også slå hele typen fra under Tilpas (se nedenfor). Se Håndtér dine ordrer i Shoporama.

"Betalinger via ePay bliver ikke kontrolleret" (Vigtig)

Vises, når en aktiv ePay-betalingsgateway mangler sin merchant secret. Uden den markeres ordrer som betalt, uden at Shoporama kan kontrollere, at betalingen er ægte. Klik Tilføj merchant secret, så kommer du direkte til gatewayen. Udfyld feltet Secret (hos den nyeste ePay-integration hedder det Secret (MD5-nøgle)) med præcis den samme MD5-nøgle, som står under Indstillinger » Betalingssystem i ePay, og klik gem. Er nøglerne forskellige, bliver betalinger ikke markeret som betalt. Se Opsæt ePay som betalingsgateway. Opgaven forsvinder, når nøglen er gemt, eller gatewayen ikke længere er aktiv.

"QuickPay kan ikke hæve betalinger" (Vigtig)

Vises, når en aktiv QuickPay-betalingsgateway mangler feltet API-nøgle. Uden den bliver betalingerne ikke hævet, og du får ingen besked om det. Kunderne kan altså godt betale, men beløbet bliver kun reserveret på kortet og ikke hævet, og reservationen udløber efter en tid. Klik Tilføj API-nøgle og indsæt nøglen fra QuickPay. Se Opsætning af QuickPay.

"Forbindelsen til OnPay virker ikke" (Vigtig)

Vises, når forbindelsen mellem Shoporama og OnPay er tabt, så dine kunder ikke kan betale med OnPay. Klik Forny forbindelsen, og tryk "Forny forbindelse til OnPay" på betalingsgatewayen. Opgaven forsvinder, når forbindelsen virker igen. Vises kun for butikker, der er gået live.

"Mails fra Shoporama til [navn] kommer ikke frem" (Vigtig)

Vises, når mailserveren afviser de mails, Shoporama sender til en af butikkens administratorer, fx fordi adressen er stavet forkert eller ikke findes længere. Så går vigtige beskeder tabt, fx at dine kunder ikke kan betale. Personen skal rette sin mailadresse under Din konto. Opgaven forsvinder, når en mail går igennem igen, eller adressen er rettet.

"Dinero bogfører ikke dine ordrer" (Vigtig)

Vises, når Dinero er valgt som økonomisystem, men forbindelsen er udløbet eller mangler, eller når der ikke er valgt, hvilken organisation i Dinero ordrerne skal bogføres i. Klik Ret Dinero. Så kommer du til Integrationer → Økonomisystem, hvor du forbinder Dinero igen eller vælger organisationen. Se Opsæt Dinero-integration.

"1 mail til dig kunne ikke leveres" (Vigtig)

Vises, når mails til butikken selv er blevet afvist af mailserveren inden for de sidste 14 dage, fx beskeden om en ny ordre eller en returnering. Så går du glip af ordrer uden at vide det. Beskrivelsen fortæller den hyppigste årsag, fx at adressen er spærret hos mailudbyderen. Klik Se mailene for at se dem under Sendte mails, og tjek butikkens mailadresse. Opgaven forsvinder, når der ikke længere er afviste mails fra de sidste 14 dage. Se Mine ordremails kommer ikke frem.

"1 pakke skal hentes i pakkeshoppen inden for 3 dage" (Når du får tid)

Vises, når pakker ligger i en pakkeshop, og fristen for at hente dem udløber inden for 3 dage. Bliver pakken ikke hentet, sendes den retur, og kunden står uden sin vare. Klik Se pakkerne for at få ordrelisten filtreret på pakker i pakkeshop, og overvej at minde kunden om pakken. Opgaven forsvinder, når pakken er hentet, eller fristen er passeret. Se Følg levering og pakkeshop-afhentning i Shoporama.

"1 returnering venter" (Når du får tid)

Vises, når der er nye returneringer, du ikke har behandlet. Kunden venter på at du godkender returneringen. Klik Se returneringer for at åbne Returcenter med de nye returneringer. Se Returcenter.

"1 anmeldelse venter på godkendelse" (Når du får tid)

Vises, når der er produktanmeldelser med status Venter. Anmeldelser vises først i webshoppen, når du har godkendt dem, så en god anmeldelse, der ligger og venter, gør ingen gavn. Klik Se anmeldelser for at få listen filtreret på Venter. Afviste anmeldelser og anmeldelser af slettede produkter tæller ikke med. Se Produktanmeldelser.

"Tilmeldinger kommer ikke over i Mailchimp" eller Klaviyo (Når du får tid)

Vises, når Mailchimp eller Klaviyo er sat halvt op: der er en API-nøgle, men ingen liste, eller der er valgt en liste, men API-nøglen mangler. Så kommer nye tilmeldinger til dit nyhedsbrev ikke over. Klik Ret Mailchimp eller Ret Klaviyo. Så kommer du til Integrationer → Mailingliste, hvor du udfylder det, der mangler. Se Mailingliste-integration.

"1 mail til en kunde kunne ikke leveres" (Når du får tid)

Vises, når en mail om en ordre til kunden, fx ordrebekræftelsen eller besked om afsendelse, er blevet afvist af mailserveren inden for de sidste 14 dage. Typisk har kunden skrevet sin adresse forkert. Kunden har så ikke fået mailen og tror måske, at ordren ikke gik igennem. Klik Se mailene, ret adressen på ordren, og send mailen igen, eller kontakt kunden på anden måde. Nyhedsbreve og andre mails, der ikke hører til en ordre, tæller ikke med. Mails, der kommer retur senere, kan vi ikke se.

"1 abonnent kan ikke modtage dit nyhedsbrev" (Når du får tid)

Vises, når mailserveren har afvist dit nyhedsbrev til en eller flere abonnenter de sidste 30 dage, fx fordi adressen ikke findes. Bliver du ved med at sende til dem, kan det skade, om dine andre mails når frem. Klik Se abonnenterne for at se dem, markér dem, og vælg Afmeld, eller ret adressen, hvis du kender den rigtige.

En mail til en kunde, der ikke kunne leveres, kan du også se direkte i ordrelisten: ordren får et lille rødt mail-ikon ved kundens navn. Holder du musen over ikonet, står årsagen.

Udsæt eller skjul en opgave

Ved siden af knappen på hver opgave sidder en knap med et ur. Klik på den for at få disse valg:

• Udsæt 1 dag og Udsæt 7 dage gemmer opgaven væk i en dag eller en uge. Derefter kommer den igen, hvis problemet stadig er der. Alle opgaver kan udsættes.
• Skjul gemmer opgaven væk, indtil problemet opstår igen. Det kan kun bruges på opgaver af typen "Når du får tid". En vigtig opgave kan kun udsættes, så den ikke bliver glemt.
• Vis ikke denne slags opgaver slår hele typen fra, også fremtidige opgaver. På vigtige opgaver skal du bekræfte valget.

Et udsat eller skjult valg dækker de tilfælde, der var, da du valgte. Kommer der et nyt tilfælde, fx en ny fejlet label, en ny ordre, eller en ny anmeldelse, dukker opgaven op igen med det samlede antal. Så går en ny fejl ikke tabt, fordi du skjulte en gammel.

Nederst på siden, under Udsatte og skjulte, ser du de opgaver, du har gemt væk. Der står "Udsat til" med dato og klokkeslæt, eller "Skjult, indtil problemet opstår igen". Klik Vis igen for at hente en opgave tilbage.

Tilpas: vælg hvilke opgaver der vises

Klik Tilpas øverst til højre på siden. Vinduet Hvad skal vises? viser alle slags opgaver med en kontakt og en kort forklaring, delt i Vigtig og Når du får tid. Slå dem fra, du ikke har brug for, og klik Gem.

Et typisk eksempel er en butik, der sælger forudbestillinger. Her er det helt normalt, at betalte ordrer ligger i mere end 5 dage, så slå Betalte ordrer der ikke er sendt fra. Står en type slået fra, og der lige nu findes opgaver af den slags, viser vinduet det med et mærke som "Lige nu: 4", så du ikke overser noget.

Er en eller flere typer slået fra, står der under opgaverne fx "2 slags opgaver vises ikke." med et link til Tilpas.

Hvornår opdateres tallene?

Selve siden Handling påkrævet og modulet på dashboardet regnes altid friskt ud, når du åbner dem. Tallene ved ikonet i topbaren og i menuen gemmes i op til 5 minutter, så admin forbliver hurtig. Ændrer du en ordre, fx sender den, eller handler du i ordrekøen, på anmeldelser, eller her på siden, opdateres tallet med det samme. Løser du et problem et andet sted, fx ved at gemme en betalingsgateway eller behandle en returnering, kan det tage op til 5 minutter, før tallet falder.

Ofte stillede spørgsmål

Der står 2 ved ikonet, men der er 4 opgaver på siden. Hvorfor?

Tallet ved ikonet tæller kun de vigtige opgaver. Opgaver af typen "Når du får tid" står på siden, men giver ikke noget tal, så du ikke bliver forstyrret af ting, der godt kan vente.

Jeg har rettet fejlen, men opgaven står der stadig. Hvad gør jeg?

Genindlæs siden, da den altid viser den aktuelle status. Står opgaven der stadig, er problemet ikke helt løst endnu. En fejl i ordrekøen forsvinder fx først, når du har klikket Prøv igen og handlingen er lykkedes, eller når du har klikket Fjern. At rette fx fragtmetoden er ikke nok i sig selv.

Får jeg en mail, når der kommer en vigtig opgave?

Nej. Handling påkrævet sender ingen mails. Du ser opgaverne, når du er logget ind i admin, på ikonet i topbaren, i menuen, og i dashboard-modulet, hvis du har slået det til. Gør det til en vane at kigge på ikonet, når du logger ind.

Kan jeg komme til at skjule noget for mine kolleger?

Ja. Alle valg, både udsæt, skjul, og Tilpas, gælder hele butikken og alle brugere. Er du i tvivl, så brug Udsæt 1 dag i stedet for Skjul. Du kan altid hente en opgave tilbage med Vis igen under Udsatte og skjulte.

Vi sender ordrer fra et eksternt lager. Hvorfor står de som ikke sendt?

Opgaven ser på ordrens status i Shoporama, ikke på om pakken fysisk er sendt. Står ordren stadig som Ny, Igangværende, eller Klar efter 5 dage, tæller den med. Sørg for at ordrerne bliver sat til Sendt, når lageret har sendt dem, så passer både opgaven og kundens status.

Jeg har genforbundet Dinero. Kommer de ordrer, der ikke blev bogført, så med?

Opgaven fortæller kun, at forbindelsen var i stykker, ikke hvilke ordrer der mangler. Er en overførsel til Dinero fejlet i ordrekøen, står den under opgaven om fejl i ordrekøen, hvor du kan klikke Prøv igen. Tjek derefter i Dinero, at ordrerne fra perioden er kommet med.

Jeg har flere butikker. Ser jeg alle opgaverne samlet?

Nej. Handling påkrævet viser opgaverne for den butik, du er logget ind i, og tallet i topbaren gælder også kun den butik. Skift butik for at se de andres opgaver. Dine valg under Tilpas skal også laves i hver butik for sig.

Hvorfor er fejl ældre end 14 dage ikke med under ordrekøen?

Opgaven skal vise det, du kan nå at gøre noget ved. Ældre fejl kan du stadig finde i ordrekøen ved at vælge Fejlede i filteret. Hævninger er en undtagelse, fordi der er penge på spil. En hævning, der fejlede i ordrekøen for mere end 14 dage siden, flytter over under "betaling kunne ikke hæves". Den bliver stående dér, så længe ordren er under 60 dage gammel, stadig er betalt, og hverken er hævet eller annulleret.

Kan jeg hente opgaverne via API'et?

Nej, der er ikke et API til Handling påkrævet. Opgaverne bygger på data, der for de flestes vedkommende allerede kan hentes via REST-API'et, fx ordrer og anmeldelser.

Mangler du en slags opgave, eller står der noget, der ikke er relevant for din butik? Så skriv til os på support@shoporama.dk. Vi forbedrer siden løbende.