Delvis levering: send en del av bestillingen nå og resten senere

Noen ganger kan du ikke sende hele bestillingen på en gang. To av de tre varene ligger på hyllen, den siste er på restordre, og kunden venter. Inntil nå hadde du to muligheter: å sende alt senere, eller å sende det du hadde og selv huske på resten.

Med dellevering kan du sende en del av bestillingen nå og resten senere. Bestillingen blir én enhet, med én pris, én faktura og én betalingsforhold. Shoporama holder oversikt over hva som er sendt, hva som mangler og når bestillingen er ferdig.

Slik sender du en del av en ordre

Du oppretter en delelevering tre steder i admin:

• Fra plukk-listen. Nederst på ordrekortet finner du knappen «Dellevering» ved siden av «Venter», «Ferdig» og «Sendt». Det er her de fleste delleveringene oppstår, for det er ved pakkebordet du oppdager at noe mangler.
• Fra ordrelisten. Trykk på de tre prikkene helt til høyre på ordren og velg «Dellevering». Alternativet vises bare så lenge ordren har statusen «Ny», «I gang», «Venter» eller «Klar» – er den allerede sendt, er det ikke lenger mulig å dele den opp.
• Fra ordren. Hvis ordren allerede har minst én pakke, ligger knappen «Ny delelevering» nederst på «Forsendelser»-kortet.

Du kommer til siden «Ny dellevering», der du velger hva som skal med i pakken. Antallene er forhåndsutfylt med alt som mangler, så du trenger bare å fjerne det du ikke har på hyllen.

Deretter har du to valg:

• «Send X av Y varer nå» merker pakken som sendt med en gang, og kunden får beskjed.
• «Lagre uten å sende» lagrer pakken som klargjort. Bruk dette hvis du pakker i dag, men først kjører til transportøren i morgen. Du kan fortsatt redigere den etterpå.

Du kan fylle ut pakkenummeret med en gang eller vente til fraktetiketten er opprettet. Hvis du har GLS eller PostNord konfigurert, kan du bestille etiketten direkte fra pakken, og da blir nummeret fylt ut automatisk.

Hva skjer med bestillingen

En dellevering setter ikke bestillingen til «Sendt». Hvis bestillingen står som «Ny», flyttes den til «I gang», slik at den forblir i plukk-listen. Hvis du selv har satt den til «Venter» eller «Klar», forblir den der. Først når den siste varen er sendt, endres statusen automatisk til «Sendt». Dette er det viktigste ved hele funksjonen, for det er statusendringen til «Sendt» som utløser resten:

• Fakturanummeret tildeles
• Betalingen trekkes, hvis du har angitt at betalingen skal trekkes ved forsendelse
• Ordren overføres til regnskapsprogrammet ditt, hvis du velger å overføre ved forsendelse

Alt dette skjer altså nøyaktig én gang, ved den siste pakken, akkurat som på en helt vanlig ordre. Bare senere. Det blir aldri to fakturaer eller to betalingstrekk fra én ordre.

Slik ser du det i bestillingslisten

Delvis sendte bestillinger er merket direkte i listen med «4 av 7 varer sendt». Tallet teller antall enheter og ikke varelinjer, så en ordre med én linje på fem enheter kan godt være delvis sendt. Hvis ordren er ferdig og ble sendt i mer enn én pakke, står det i stedet «Sendt i 2 pakker».

Hvis du vil se dem samlet, kan du filtrere: trykk på «Frakt» i filterraden over bestillingslisten, og velg «Kun delvis sendt » under «Dellevering».

Hva kunden ser

Kunden får en e-post for hver pakke, slik at de vet hva som er på vei og hva som kommer senere:

• Mangler det fortsatt noe: «En del av bestillingen din nr. 2093 hos Mortens Kafferisteri er sendt»
• Er det den siste pakken: «Den siste delen av bestillingen din nr. 2093 hos Mortens Kafferisteri er sendt»

E-posten viser kun varene i den aktuelle pakken og sporingsnummeret til den aktuelle pakken. Kunden får altså ikke en liste over hele bestillingen hver gang, og de kan følge akkurat den pakken som er på vei.

E-posten sendes kun hvis fraktmetoden er konfigurert til å sende en melding ved avsendelse. Dette styrer du under «Levering» for den enkelte fraktmetoden, akkurat som før.

Hvis du selv har skrevet en fast tekst i feltet «Emne for ordreutsendelse » under «Innstillinger», brukes denne i alle utsendelses-e-poster, også for delleveranser. Da står det det samme i emnefeltet på både den første og den siste pakken. La feltet stå tomt hvis du ønsker de to forskjellige emnelinjene som vist ovenfor.

Hvis du bruker et av Shoporamas innebygde temaer, er teksten allerede på plass. Hvis du har fått laget ditt eget tema, må e-postmalen oppdateres før den kan skille mellom en delvis og en fullstendig forsendelse. Inntil da sender temaet den vanlige forsendelses-e-posten med alle varene i bestillingen, én gang per pakke. Du trenger ikke å oppdage dette selv: første gang en dellevering sender en e-post fra et tema som ikke støtter denne funksjonen, sender Shoporama en melding til deg under «Meldinger» i admin, slik at du kan se hvor mange kunder som har mottatt feil e-post. Send en e-post til support@shoporama.dk, så hjelper vi deg med å få malen på plass.

Pakkelapper

Hvis du har konfigurert GLS eller PostNord, kan du bestille en fraktetikett direkte på pakken. Etiketten genereres basert på pakkens vekt og innhold, ikke hele bestillingen, slik at du ikke betaler for varer som ikke ligger i esken. Ved forsendelser utenfor EU brukes også kun varene i pakken til tolldeklarasjonen.

DAO og Burd støtter ikke dette ennå. Hvis du prøver å bestille en etikett hos dem for en ordre med delleveranser, skjer det ingenting, og du får en melding i admin om å bruke GLS eller PostNord i stedet, eller å skrive inn pakkenummeret manuelt. Årsaken er at de to integrasjonene kun kan håndtere ett pakkenummer per ordre og vil overskrive det første.

Følgeseddel til pakken

Hver pakke har sin egen følgeseddel. Trykk på printerikonet ved siden av pakken, enten i «Forsendelser»-kortet på bestillingen eller på siden for delleveringer, så åpnes en seddel som kun viser varene i denne pakken.

Ledsagerseddelen er merket «Pakke 1», «Pakke 2» og så videre, og angir om resten kommer senere eller om det var den siste delen. Beløpene står ikke på en pakkeledsagerseddel, da ordrens totalbeløp ikke stemmer overens med en eske som kun inneholder en del av varene. I stedet henvises det til fakturaen for bestillingen.

Den vanlige følgeseddelen for bestillingen finnes fortsatt under de tre prikkene i bestillingslisten, og den viser hele bestillingen som før. Hvis du ikke bruker delleveranser, merker du ingen forskjell.

Hvis du har ditt eget tema, gjelder det samme som for e-posten: temaets følgeseddel må oppdateres før den kan skille mellom delleveringene. Inntil da skriver den ut varene for hele bestillingen, og du får en melding under «Meldinger» i admin første gang dette skjer.

Rediger, slett eller angre

• Mens pakken er klargjort, kan du fritt endre den. Trykk på «Endre » ved siden av pakken, øk eller reduser antallet, eller trykk på «Slett pakken».
• Når pakken er sendt, kan den ikke endres. Den er allerede sendt ut, og en endring ville gjøre registreringen uriktig. Hvis du trykker på «Vis», kan du i stedet kansellere pakken, hvoretter varene igjen regnes som ikke sendt og kan pakkes om.

Kunden får ikke beskjed når du avbestiller en pakke, og et pakkenummer som allerede er opprettet, forblir på bestillingen.

Godt å vite

• Lagerbeholdningen trekkes fra ved kjøpet, som alltid. En dellevering påvirker ikke lagerbeholdningen, den registrerer bare hva som er sendt.
• Plukk-listen rydder opp etter seg selv. En ordre som venter på restvarer, forsvinner fra plukk-listen og dukker opp igjen av seg selv den dagen varen er på lager. Du trenger ikke å føre din egen liste.
• Det er ingen innstilling som må aktiveres. Funksjonen er bare der, og en ordre du ikke oppretter delleveranser på, oppfører seg akkurat som før.
• Det er ingen begrensning på hvor mange pakker en ordre kan sendes i.
• Pantvarer kan ikke legges i en pakke og hoppes over når du velger varer. De teller heller ikke med i «4 av 7 varer sendt», så en ordre med pant blir fullført når de fysiske varene er sendt.
• Hvis du manuelt setter bestillingen til «Sendt» mens det finnes klargjorte pakker, blir disse automatisk merket som sendt. Dellevering er en registrering, ikke en sperring.

Ofte stilte spørsmål

Når blir bestillingen fakturert, og når trekkes pengene?

Begge deler skjer først når den siste pakken er sendt og bestillingen endres til «Sendt». De første pakkene utløser ingen bokføring, kun en e-post til kunden. Bestillingen beholder én pris og én faktura hele veien gjennom, uansett hvor mange pakker den sendes i.

Den første pakken sendes den 30., resten først neste måned. Hvilken måned blir bestillingen bokført i?

Den måneden hvor den siste pakken sendes, for det er da fakturaen opprettes og bestillingen overføres til regnskapet. Frem til da står bestillingen som «Igang» og er ikke bokført. Hvis du har mange delleveranser over et månedsskifte, er det verdt å være oppmerksom på dette.

Jeg står ved pakkebordet og har bare 2 av de 3 varene. Hva gjør jeg helt konkret?

Bli i plukk-listen og trykk på «Dellevering» nederst på ordrekortet. Velg hvor mange du sender nå, og trykk på «Send». Resten forblir på ordren, kunden får automatisk beskjed om at en del er på vei, og ordren dukker opp i plukk-listen igjen når resten av varene er på lager.

Hva slags papirer ligger det i esken når jeg bare sender halvparten?

En følgeseddel for akkurat den pakken. Den viser bare varene som faktisk er i esken, og er merket «Pakke 1 · resten sendes senere», slik at mottakeren ikke leter etter noe som ikke er der. Du skriver den ut fra printerikonet ved siden av pakken på ordren.

Får kunden beskjed hver gang, eller tror de bare at det mangler noe i pakken?

Kunden får en e-post for hver pakke, og der står tydelig at det er en del av bestillingen, og senere at det er den siste delen. De ser fortsatt bare én pris og én faktura, så det er ikke to betalinger å bli forvirret over.

Hvordan ser jeg om en ordre kun er delvis sendt, uten å åpne den?

Det står direkte i bestillingslisten som «4 av 7 varer sendt». Hvis du vil se dem samlet, kan du filtrere på «Kun delvis sendt » under fraktfilteret.

Hva skjer hvis jeg ved en feiltakelse trykker på «Dellevering» på en ordre der alt er på lager?

Det er ikke noe problem. Så lenge pakken ikke er sendt, kan du rette den eller slette den helt. Er den allerede merket som sendt, kan du kansellere den, og varene regnes igjen som ikke sendt. Kunden blir verken fakturert eller belastet på grunn av dette.

Kan to pakkere komme til å sende den samme varen to ganger?

Nei. Antallet du kan legge i en pakke, kan aldri overstige det som faktisk gjenstår å sende, og dette kontrolleres også når du lagrer. Hvis kollegaen din nettopp har sendt de to siste, kan du ikke sende dem på nytt.

Må kunden betale frakt to ganger når bestillingen sendes i to pakker?

Nei. Kunden betaler den fraktkostnaden som ble valgt ved bestillingen, én gang. Bestiller du en fraktetikett til pakke nummer to, er det en kostnad du selv må dekke. Det er verdt å ta med i betraktningen hvis du ofte deler opp bestillinger.

Hva gjør jeg hvis restvaren aldri kommer frem?

Da må bestillingen rettes slik at den samsvarer med det kunden faktisk mottar. Fjern eller rett varelinjen i bestillingen, og sett deretter bestillingen til «Sendt». Hvis du bare setter den til «Sendt» uten å rette linjen, blir kunden fakturert for hele det opprinnelige beløpet, inkludert varen de aldri mottok.

Kan jeg se hvilken pakke som har kommet frem til kunden?

Leveringsstatus og henting på pakkeshop lagres per ordre, ikke per pakke. Hvis du sender en ordre i flere pakker, viser statusen derfor bare én av dem. Sporingsnumrene finnes derimot på hver enkelt pakke, slik at du alltid kan slå opp den enkelte pakken hos fraktselskapet.

Til deg som utvikler integrasjoner

Delleveringer finnes også i REST-API-et som et underpunkt til bestillingen, på /order/{id}/shipment, hvor du kan hente, opprette, endre, sende og slette pakker. Bestillingens eget svar inneholder dessuten en liste over forsendelser når den har pakker. Det finnes webhooks for shipment_created og shipment_sent under gruppen order. Se den fullstendige beskrivelsen i API-dokumentasjonen.