Delleverans: skicka en del av beställningen nu och resten senare

Ibland går det inte att skicka hela beställningen på en gång. Två av de tre varorna finns på hyllan, den sista är restorder och kunden väntar. Hittills har du haft två alternativ: att skicka allt senare, eller att skicka det du hade och själv hålla reda på resten.

Med dellevering kan du skicka en del av beställningen nu och resten senare. Beställningen samlas på ett ställe, med ett pris, en faktura och en betalning. Shoporama håller reda på vad som har skickats, vad som saknas och när beställningen är klar.

Så här skickar du en del av en beställning

Du skapar en delleverans på tre ställen i admin:

• Från plocklistan. Längst ner på orderkortet finns knappen Dellevering bredvid Väntande, Klar och Skickad. Det är här de flesta delleveringar uppstår, eftersom det är vid packbordet du upptäcker att något saknas.
• Från orderlistan. Tryck på de tre punkterna längst till höger på ordern och välj Dellevering. Alternativet visas endast så länge ordern har statusen Ny, Pågående, Väntar eller Klar – om den redan har skickats finns det inget mer att dela upp.
• Från ordern. Om ordern redan har minst ett paket finns knappen ”Ny dellevering ” längst ner på kortet ”Forsendelser”.

Du hamnar på sidan ”Ny dellevering”, där du väljer vad som ska ingå i paketet. Antalet är i förväg ifyllt med allt som saknas, så du behöver bara dra ner på det du inte har på hyllan.

Därefter har du två alternativ:

• Skicka X av Y varor nu markerar paketet som skickat omedelbart, och kunden får ett meddelande.
• ”Spara utan att skicka” sparar paketet som förberett. Använd det om du packar idag men först kör till transportören imorgon. Du kan fortfarande redigera det efteråt.

Du kan fylla i paketnumret direkt eller vänta tills fraktetiketten har skapats. Om du har GLS eller PostNord inställt kan du beställa etiketten direkt från paketet, och då fylls numret i automatiskt.

Vad händer med beställningen

En delleverans gör inte att ordern ändras till Skickad. Om ordern står som Ny flyttas den till Pågående, så att den förblir i plocklistan. Om du själv har ändrat statusen till ”Väntar” eller ”Klar” förblir den där. Först när den sista varan har skickats ändras statusen automatiskt till ”Skickad”. Det är den viktigaste detaljen i hela funktionen, eftersom det är statusändringen till ”Skickad” som utlöser resten:

• Fakturanumret tilldelas
• Betalningen dras om du har ställt in att betalningen ska dras vid avsändning
• Ordern överförs till ditt bokföringsprogram, om du väljer att överföra vid avsändning

Allt detta sker alltså exakt en gång, vid det sista paketet, precis som vid en helt vanlig beställning. Bara senare. Det blir aldrig två fakturor eller två betalningsdrag från en och samma beställning.

Så här ser du det i orderlistan

Delvis skickade beställningar markeras direkt i listan med ”4 av 7 varor skickade”. Siffran räknar antal stycken och inte varorader, så en beställning med en rad på fem stycken kan mycket väl vara delvis skickad. Om beställningen är klar och levererades i mer än ett paket står det istället ”Skickad i 2 paket”.

Om du vill se dem samlade kan du filtrera: tryck på Frakt i filterraden ovanför orderlistan och välj Endast delvis skickade under Dellevering.

Vad kunden ser

Kunden får ett e-postmeddelande för varje paket, så att de vet vad som är på väg och vad som kommer senare:

• Om något fortfarande saknas: ”En del av din beställning nr 2093 hos Mortens Kafferisteri har skickats”
• Om det är det sista paketet: ”Den sista delen av din beställning nr 2093 hos Mortens Kafferisteri har skickats”

E-postmeddelandet visar endast varorna i det aktuella paketet och spårningsnumret för det paketet. Kunden får alltså inte en lista över hela beställningen varje gång, utan kan följa just det paket som är på väg.

E-postmeddelandet skickas endast om fraktmetoden är inställd på att skicka ett meddelande vid avsändning. Det styr du under Leverans för den enskilda fraktmetoden, precis som tidigare.

Om du själv har skrivit en fast text i fältet ”Ämne för orderavsändning ” under ”Inställningar” används den i alla avsändningsmejl, även för delleveranser. Då står det samma sak i ämnesfältet för både det första och det sista paketet. Lämna fältet tomt om du vill ha de två olika ämnesraderna ovan.

Om du använder ett av Shoporamas inbyggda teman är texten redan på plats. Om du har låtit utveckla ett eget tema måste e-postmallen uppdateras innan den kan skilja mellan en delvis och en fullständig leverans. Tills dess skickar temat det vanliga leveransmeddelandet med alla varor i beställningen, en gång per paket. Du behöver inte upptäcka detta själv: första gången en delleverans skickar ett e-postmeddelande från ett tema som inte känner till funktionen, skickar Shoporama ett meddelande till dig under Meddelanden i admin, så att du kan se hur många kunder som har fått fel e-postmeddelande. Skriv till support@shoporama.dk så hjälper vi dig att få mallen på plats.

Fraktetiketter

Om du har GLS eller PostNord konfigurerat kan du beställa en fraktetikett direkt på paketet. Etiketten skapas utifrån paketets vikt och innehåll, inte hela beställningens, så att du inte betalar för varor som inte finns i lådan. Vid försändelser utanför EU används också endast paketets varor för tulldeklarationen.

DAO och Burd stöder inte detta ännu. Om du försöker beställa en etikett hos dem för en beställning med delleveranser händer ingenting, och du får ett meddelande i admin om att använda GLS eller PostNord istället, eller att ange paketnumret manuellt. Anledningen är att de två integrationerna endast kan hantera ett paketnummer per beställning och skulle skriva över det första.

Följesedel till paketet

Varje paket har sin egen följesedel. Klicka på skrivarikonen bredvid paketet, antingen på fliken ”Leveranser” för ordern eller på sidan för delleveranser, så öppnas en följesedel som endast visar varorna i just detta paket.

Ledsedeln är märkt Paket 1, Paket 2 och så vidare, och anger om resten kommer senare eller om det var den sista delen. Beloppen anges inte på en paketledsedel, eftersom orderns totalsumma inte stämmer överens med en låda som endast innehåller en del av varorna. Istället hänvisas till fakturan för beställningen.

Orderns vanliga följesedel finns fortfarande under de tre punkterna i orderlistan och visar hela ordern som tidigare. Om du inte använder delleveranser märker du ingen skillnad.

Om du har ett eget tema gäller samma sak som för e-postmeddelandet: temats följesedel måste uppdateras innan den kan skilja på delleveranserna. Tills dess skrivs hela beställningens varor ut, och du får ett meddelande under Meddelanden i admin första gången detta inträffar.

Redigera, ta bort eller ångra

• Medan paketet är förberett kan du fritt redigera det. Klicka på Redigera bredvid paketet, öka eller minska antalet, eller klicka på Ta bort paketet.
• När paketet har skickats kan det inte ändras. Det har redan lämnat lagret, och en ändring skulle göra registreringen felaktig. Om du klickar på ”Visa” kan du istället avbryta paketet, varefter varorna i det återigen räknas som icke-skickade och kan packas om.

Kunden får inget meddelande när du annullerar ett paket, och ett paketnummer som redan har skapats kvarstår på beställningen.

Bra att veta

• Lagret dras av vid köpet, som alltid. En delleverans påverkar inte lagret, den registrerar bara vad som har skickats.
• Plocklistan rensar upp efter sig själv. En beställning som väntar på restvaror försvinner från plocklistan och dyker upp igen av sig själv den dag varan finns i lager. Du behöver inte föra en egen lista.
• Det finns ingen inställning som behöver aktiveras. Funktionen finns helt enkelt där, och en beställning där du inte skapar delleveranser fungerar precis som tidigare.
• Det finns ingen gräns för hur många paket en beställning får skickas i.
• Pantsättningsrader kan inte läggas i ett paket och hoppas över när du väljer varor. De räknas inte heller med i ”4 av 7 varor skickade”, så en beställning med pantsättning anses vara klar när de fysiska varorna har skickats.
• Om du manuellt markerar beställningen som ”Skickad” medan det finns förberedda paket kvar, markeras de automatiskt som skickade. Dellevering är en registrering, inte en spärr.

Vanliga frågor

När faktureras beställningen och när dras pengarna?

Båda delarna sker först när det sista paketet har skickats och beställningen ändras till ”Skickad”. De första paketen utlöser ingen bokföring, endast ett e-postmeddelande till kunden. Beställningen behåller ett pris och en faktura hela vägen, oavsett hur många paket den skickas i.

Det första paketet skickas den 30:e, resten först nästa månad. Vilken månad bokförs beställningen?

Den månad då det sista paketet skickas, eftersom det är då fakturan skapas och beställningen överförs till bokföringen. Fram till dess står beställningen som ”Pågående” och är inte bokförd. Om du har många delleveranser som sträcker sig över ett månadsskifte är det värt att vara uppmärksam på detta.

Jag står vid packbordet och har bara 2 av de 3 varorna. Vad gör jag konkret?

Stanna kvar i plocklistan och tryck på ”Dellevering” längst ner på orderkortet. Välj hur många du skickar iväg nu och tryck på ”Skicka”. Resten kvarstår på beställningen, kunden får automatiskt ett meddelande om att en del är på väg, och beställningen dyker upp i plocklistan igen när resten av varorna finns i lager.

Vilka papper finns i kartongen när jag bara skickar hälften?

En följesedel för just det paketet. Den listar endast de varor som faktiskt finns i kartongen och är märkt ”Paket 1 · resten skickas senare”, så att mottagaren inte letar efter något som inte finns där. Du skriver ut den via skrivarikonen bredvid paketet på beställningen.

Får kunden ett meddelande varje gång, eller tror de bara att det saknas något i paketet?

Kunden får ett e-postmeddelande för varje paket, och där står det tydligt att det är en del av beställningen och senare att det är den sista delen. De ser fortfarande bara ett pris och en faktura, så det finns inte två betalningar att bli förvirrad över.

Hur ser jag om en beställning endast har skickats delvis, utan att öppna den?

Det framgår direkt i orderlistan som ”4 av 7 varor skickade”. Om du vill se dem samlade kan du filtrera på ”Endast delvis skickade ” under fraktfiltret.

Vad händer om jag råkar klicka på ”Dellevering” på en beställning där allt finns i lager?

Det är inget problem. Så länge paketet inte har skickats kan du korrigera det eller ta bort det helt. Om det redan är markerat som skickat kan du avbryta det, och varorna räknas då återigen som icke skickade. Kunden kommer varken att faktureras eller debiteras på grund av detta.

Kan två paketförpackare råka skicka samma vara två gånger?

Nej. Antalet du kan lägga i ett paket kan aldrig överstiga det som faktiskt återstår att skickas, och detta kontrolleras också när du sparar. Om din kollega just har skickat de två sista kan du inte skicka dem igen.

Måste kunden betala frakt två gånger när beställningen skickas i två paket?

Nej. Kunden betalar den fraktavgift som valdes vid beställningen, en gång. Om du beställer en fraktetikett till paket nummer två är det en kostnad som du själv står för. Det är värt att tänka på om du ofta delar upp beställningar.

Vad gör jag om restvaran aldrig kommer fram?

Då måste beställningen korrigeras så att den stämmer överens med vad kunden faktiskt får. Ta bort eller korrigera varuraden i beställningen och markera sedan beställningen som Skickad. Om du bara markerar den som Skickad utan att korrigera varuraden kommer kunden att faktureras för hela det ursprungliga beloppet, inklusive den vara som hen aldrig mottog.

Kan jag se vilket paket som har nått kunden?

Leveransstatus och hämtning på paketbutik sparas per order, inte per paket. Om du skickar en order i flera paket visar statusen därför bara ett av dem. Spårningsnumren finns däremot på varje enskilt paket, så du kan alltid söka upp det enskilda paketet hos transportföretaget.

För dig som bygger integrationer

Delleveranser finns även i REST-API:et som en underpost till beställningen, på /order/{id}/shipment, där du kan hämta, skapa, redigera, skicka och radera paket. Beställningens eget svar innehåller dessutom en lista över leveranser när den har paket. Det finns webhooks för shipment_created och shipment_sent under gruppen order. Se den fullständiga beskrivningen i API-dokumentationen.