Din første ordre: pak, send, og hæv betalingen

Betalt, status, og hævet

Nu skal kunden have sin pakke, og du skal have dine penge. Hold øje med tre ting på hver ordre: Betalt betyder at betalingen er godkendt, Hævet at pengene faktisk er trukket, og status er din egen arbejdsgang. Se også Håndtér dine ordrer i Shoporama.

Sådan opdager du en ny ordre

• Mail til dig: slået til fra start. Du styrer den under Webshop → Generelt i afsnittet Ordrer med Modtag besked via e-mail når der kommer en ny ordre? og Send ordrebesked til. Er feltet tomt, går mailen til Default bruger fra afsnittet Mails. Den sendes sammen med kundens ordrebekræftelse, så ved kortbetaling først når betalingen er godkendt. Se Få en mail når der går en ny ordre.
• Dashboardet: boksen Nye ordrer tæller betalte ordrer med status Ny.
• Menuen: under Genveje står Indkomne og Plukkeliste med antallet i parentes.

Klokken øverst i admin er til fejl, ikke nye ordrer. Fejler en hævning eller en fragtlabel i baggrunden, står det dér. Se Notifikationer: hvad admin advarer dig om.

Ordreoversigten

Alle ordrer ligger under Ordrer → Alle ordrer, med den nyeste øverst. Fanerne svarer til statusserne, men fanen Igangværende viser status Igang, og Afventende viser status Afventer.

1. Fanerne for hver status.
2. Filtre og Søg i ordredatabasen. Et valgt filter bliver mørkt, som Periode her.
3. En ubetalt ordre: lyserød baggrund og mærket Ikke betalt.
4. Tilpas visning, hvor du vælger listens felter for alle brugere.

• Søg på ordrenummer, kurvnummer, navn, eller firmanavn. Mail og telefonnummer skal skrives helt.
• Mærker: grønt Hævet med dato betyder, at pengene er trukket, og rødt Hævning fejlede, at det mislykkedes. Filteret Hævet finder de ordrer, der mangler at blive hævet. Farvede mærker ved status er dine egne ordrelabels.
• I rækken skifter du status med statusknappen. Blyanten åbner Rediger ordre, ikonet ved siden af åbner Vis ordre, og de tre prikker har flere handlinger.
• Markerer du ordrer, kommer en bjælke frem nederst med fx Marker som Sendt og Print følgesedler.

Inde i ordren

Vis ordre samler varer, fragt, adresser, pakkenumre, kundens kommentar, og sendte mails. Øverst står tre numre. Ordrenummeret (her #3605) står i kundens mails, og det er det, du bruger over for kunden. Kurvnummer er nummeret på kundens indkøbskurv, og du kan også søge på det. Internt id er systemets eget nummer, som du sjældent skal bruge.

1. Ordrenummer, kurvnummer, og internt id.
2. Ordrens status.
3. Betaling: Betalt eller Ikke betalt, og om beløbet er hævet.
4. Rediger, hvor du ændrer status, betaling, adresser, pakkenumre, og varer.

Ordrestatusser

Ny (lige kommet ind), Igang (du pakker), Afventer (venter, fx på en vare), og Klar (pakket, klar til afsendelse) er din huskeliste og sender ingen mail. Betalte ordrer med status Igang står dog på plukkelisten. De andre statusser sætter noget i gang:

• Sendt: kunden kan få en mail, ordren får fakturanummer, hvis du bruger fakturanumre, og betalingen kan blive hævet automatisk.
• Klar til afhentning og Afhentet: når kunden selv henter. Begge kan sende en mail, og Afhentet giver fakturanummer og hævning ligesom Sendt.
• Kreditering: til kreditnotaer.
• Annulleret: varerne lægges tilbage på lager.

Den typiske gang: pluk, pak, og send

1. Tjek at ordren er betalt. Ingen lyserød baggrund, og Betalt på ordren.
2. Sæt den til Igang. Brug statusknappen i rækken, eller markér flere ordrer og vælg Marker som Igang.
3. Pluk og pak. Åbn Ordrer → Plukkeliste, print plukkesedler, og sæt flueben i Pakket ud for hver vare.
4. Lav fragtlabelen. Har du koblet fx GLS på, markerer du ordrerne i oversigten og vælger GLS → Send til GLS. Ellers skriver du pakkenummeret i Pakkenumre under Rediger.
5. Sæt ordren til Sendt. Tryk Afsendt på plukkelisten, eller vælg Marker som Sendt i oversigten.
6. Tjek mærket Hævet, hvis kunden har betalt med kort.

1. Plukkesedler (én pr. ordre) og Samlet plukliste til print.
2. Flueben i Pakket, når varen er i kassen.
3. Optællingen af pakkede varer. 1 vare mangler betyder bare, at én vare endnu ikke har fået flueben.
4. Dellevering, Ventende, Færdig, og Afsendt. Kun Afsendt beder dig bekræfte, fordi kunden kan få en mail.

Når en vare mangler

• Dellevering: send det, du har, og resten senere. Du vælger antal pr. vare og sender pakken. Kunden får en mail pr. pakke, hvis Sendt-mailen er slået til på fragtmetoden. Ordren står som Igang, til alt er sendt. Først da skifter den selv til Sendt, så fakturanummer og automatisk hævning kommer til sidst. Er resten ikke på lager, forsvinder ordren fra plukkelisten, til lageret er fyldt op. Se Dellevering.
• Ventende: hele ordren får status Afventer og forsvinder fra plukkelisten, og fluebenene i Pakket nulstilles. Sæt den til Igang igen, når varen er kommet.

Færdig sætter ordren til Klar, hvis du pakker nu og sender senere.

Hvornår bliver betalingen hævet?

Ved kortbetaling reserveres beløbet først. Pengene bliver dine, når du hæver dem, som udgangspunkt når varen er sendt. En reservation holder ikke evigt, så glemmer du at hæve, kan du miste betalingen.

• Automatisk: under Integrationer → Betalingsgateways åbner du din gateway (se lektion 4) og sætter flueben i Hæv automatisk pengene når varen sendes eller afhentes. Så hæver Shoporama beløbet, når ordren bliver Sendt eller Afhentet.
• Manuelt: markér ordrerne i oversigten, og vælg Økonomi → Hæv pengene (capture), hvis din gateway understøtter det.

Hævningen sker i baggrunden, og du kan kun hæve det beløb, kunden godkendte. Er ordren blevet dyrere, afvises hævningen som regel, og ordren får mærket Hævning fejlede og en notifikation. Se Hæv betalinger på ordrer.

Røde ordrer: betalinger der ikke gik igennem

En lyserød række med mærket Ikke betalt kalder de fleste shopejere en rød ordre. Det er en ordre, hvor betalingen ikke er gået igennem. Alle shops får dem ind imellem, og det er næsten aldrig en fejl i shoppen.

De opstår, fordi Shoporama som standard opretter ordren i det øjeblik, kunden på sidste trin i kassen går videre til betaling. Betaler kunden ikke, bliver ordren liggende som ikke betalt. De typiske grunde er:

• Kunden fortrød, lukkede betalingsvinduet, eller ville tilbage og ændre kurven. Kurven er tømt, når ordren er oprettet, så kunden starter forfra, og den første ordre bliver liggende.
• Kundens bank afviste betalingen, fx fordi godkendelsen i bank-appen ikke blev gennemført.
• Kunden prøvede igen og betalte. Et nyt forsøg bliver en ny ordre, så der ligger både en rød og en betalt ordre fra samme kunde.
• Kunden betaler med faktura, bankoverførsel, eller EAN-nummer. De ordrer er røde, til du markerer dem som betalt, og det er meningen. Se Faktura- og EAN-ordrer.
• Nogen tester stjålne kort. Det ser du som mange små ordrer fra ukendte kunder. Se Beskyt din webshop mod spam-ordrer.

Så længe ordren er rød, er varerne trukket fra lageret. Pak og send aldrig varer på en rød ordre, før pengene er kommet. Plukkelisten viser kun betalte ordrer, så de røde kommer ikke med dér. Vil du se alle de røde ordrer på én gang, så klik på filteret Betalt øverst i ordrelisten, og vælg Ikke betalt.

Er der noget galt med min shop?

En rød ordre ind imellem de betalte er helt normalt. Bliver alle nye ordrer pludselig røde, især lige efter du har skiftet tema, betalingsgateway, eller aftale med indløseren (den aftale, der giver dig lov at tage imod kort), så gå det her igennem:

1. Kig efter en betalt ordre fra samme kunde. Søg på kundens navn i ordrelisten. Har kunden betalt i andet forsøg, er den røde ordre bare det første forsøg, og du kan annullere den.
2. Se hvorfor betalingen blev afvist. Bruger du QuickPay, står årsagen, når du holder musen over i-ikonet ved Ikke betalt. Ellers finder du den hos din betalingsudbyder.
3. Prøv selv at købe med dit eget kort. Går det heller ikke igennem, er det opsætningen hos gatewayen eller indløseren, der skal tjekkes, se lektion 4: Betaling. Annullér din testordre bagefter.
4. Står betalingen som gennemført hos betalingsudbyderen, men ordren er rød i Shoporama, så skriv til support@shoporama.dk med ordrenummeret.

Lad Shoporama rydde op i de røde ordrer

Slet ikke de røde ordrer. Sæt dem til Annulleret med statusknappen i rækken, så kommer varerne tilbage på lager, og ordren bliver liggende under fanen Annullerede. Vil du selv give kunden et skub, så åbn ordren under Rediger, og kopiér linket ud for Betal på. Det fører direkte til betalingen. Du kan også lade Shoporama sende en påmindelse og annullere ordren for dig. Det sætter du op under Webshop → Generelt:

1. Mail ved ubetalt ordre i kortet Mails: efter hvor mange timer kunden får en påmindelse med et link til betalingen. Den sendes én gang, hvis ordren stadig står som Ny og ikke er betalt. EAN-ordrer får den aldrig.
2. Send mails når en ordre annulleres: uden flueben får hverken kunden eller du en mail, når ordren annulleres, heller ikke automatisk.
3. Auto-annuller ordre i kortet Økonomi- og lagersystem: efter hvor mange minutter, mindst 30, en ubetalt ordre med status Ny bliver annulleret. Sæt tiden senere end påmindelsen, for en annulleret ordre får ingen påmindelse.

Se også Automatisk annullering af ubetalte ordrer.

Åben eller lukket kurv

Om kunder, der ikke betaler, overhovedet bliver til røde ordrer, afhænger af én indstilling: Hold kurven åben indtil ordren er betalt? i kortet Ordrer under Webshop → Generelt. Uden flueben kører shoppen med lukket kurv, med flueben med åben kurv.

1. Hold kurven åben indtil ordren er betalt? Sæt flueben for åben kurv.

• Lukket kurv (standard): ordren oprettes, når kunden går til betaling, og varerne trækkes fra lageret med det samme. Kunden kan ikke ændre ordren, når betalingen er startet. Betaler kunden ikke, får du en rød ordre.
• Åben kurv: ordren oprettes først, når betalingen er gennemført. En afbrudt betaling bliver ikke til en rød ordre, men står som en åben kurv, og kunden kan gå tilbage og ændre kurven. Til gengæld trækkes varerne først fra lageret, når kunden har betalt, så er der kun én vare tilbage, kan to kunder nå at betale for den. Og ændrer kunden kurven i en anden fane, mens betalingsvinduet er åbent, kan ordren og det betalte beløb blive forskellige.

Har du få af hver vare på lager, er lukket kurv det sikreste. Har du god lagerbeholdning og mange røde ordrer, giver åben kurv en renere ordreliste. Nogle ordrer oprettes med det samme uanset indstillingen: faktura og bankoverførsel, EAN-ordrer, og køb fra Mersalg efter køb på kvitteringssiden. Dem kan du stadig få røde ordrer fra.

Siden Åbne kurve

Under Ordrer → Åbne kurve ser du de kurve, der endnu ikke er blevet til en ordre, nyeste først. Navnet ligner indstillingen, men siden findes uanset hvilken du bruger: det er kunder, der har lagt varer i kurven uden at være nået hele vejen, og med åben kurv også dem, der ikke gennemførte betalingen.

1. Hvornår kunden sidst var aktiv i kurven.
2. Kundens oplysninger, hvis kunden er nået til at skrive dem i kassen.
3. Varerne og antallet.
4. Åbn kurv viser kurven i shoppen, og Kopiér link giver dig et link, du kan sende til kunden, så kunden kan fortsætte med de samme varer.

En åben kurv trækker ikke fra lageret, og kurvene slettes af sig selv, typisk efter en uge uden aktivitet. Vil du automatisk minde kunderne om kurven, så skriv et antal timer under Mail ved inaktiv kurv i kortet Mails. Den sendes kun til kunder, der har skrevet deres mail, og husk, at kunden skal have sagt ja til at få mails fra dig. Se lektion 11: Mails til dine kunder og Åbne kurve.

Faktura- og EAN-ordrer

Betaler kunden med faktura, bankoverførsel, eller EAN-nummer, får kunden ordrebekræftelsen med det samme, men ordren står som ikke betalt. Det gælder også demoshoppens Fakturabetaling, så en testordre bliver lyserød. Når pengene er kommet, vælger du Marker som betalt under de tre prikker. Skal ordrerne være betalt fra start, sætter du flueben i Marker automatisk nye ordrer som betalte? på betalingsmetoden under Integrationer → Betalingsgateways.

1. Statusknappen.
2. Marker som betalt, som kun vises på ubetalte ordrer.
3. Dellevering, når ordren skal sendes i flere pakker.
4. Returvarer, hvor du opretter en kreditnota.

Mails til kunden ved statusskift

Mailen ved Sendt styres pr. fragtmetode under Levering → Fragtmetoder i E-mail notifikationer, så tjek, at Sendt er slået til. Mails ved Klar til afhentning og Afhentet slår du til samme sted. Skal en ordre stå som Sendt uden mail, sætter du flueben i Send IKKE nogen mail ved skift af status under Rediger. Mailenes indhold gennemgår vi i lektion 11: Mails til dine kunder.

Fortrydelser, kreditnotaer, og returvarer

• Fortryder kunden, før du har sendt: sæt ordren til Annulleret. Varerne kommer tilbage på lager, og er beløbet ikke hævet, frigiver Shoporama med fx QuickPay, Stripe, og OnPay reservationen hos betalingsudbyderen.
• Kreditnota og refusion: vælg Returvarer, markér hvad der skal krediteres, og tryk Gem og opret kreditnota. Pengene sendes ikke selv retur: med nogle betalingsløsninger refunderer du fra kreditnotaen, ellers hos betalingsudbyderen. Se Kreditnotaer og refundering.
• Returcenter: lader kunderne anmelde returer selv. Slå det til under Webshop → Generelt i afsnittet Returcenter. Se Returcenter.

Shoporama Akademi · Lektion 13 / 13 · Nyeste udgave: www.shoporama.dk/akademi/din-foerste-ordre · Udskrevet 14.09.2026