Teillieferung: Einen Teil der Bestellung jetzt versenden und den Rest später

Manchmal kannst du nicht die gesamte Bestellung auf einmal versenden. Zwei der drei Artikel liegen im Regal, der letzte ist nachbestellt, und der Kunde wartet. Bisher hattest du zwei Möglichkeiten: entweder alles später zu versenden oder das zu versenden, was du vorrätig hattest, und den Rest selbst im Auge zu behalten.

Mit der Teillieferung kannst du einen Teil der Bestellung jetzt und den Rest später versenden. Die Bestellung wird an einem Ort zusammengefasst, mit einem Preis, einer Rechnung und einer Zahlungsbedingung. Shoporama behält den Überblick darüber, was bereits versendet wurde, was noch fehlt und wann die Bestellung vollständig ist.

So versendest du einen Teil einer Bestellung

Du richtest eine Teillieferung an drei Stellen im Admin-Bereich ein:

• Über die Kommissionierliste. Unten auf der Bestellkarte befindet sich die Schaltfläche „Teillieferung“ neben „Ausstehend“, „Fertig“ und „Versendet“. Hier entstehen die meisten Teillieferungen, denn erst am Packtisch stellst du fest, dass etwas fehlt.
• Über die Auftragsliste. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Auftrag und wählen Sie „Teillieferung“. Diese Option wird nur angezeigt, solange der Auftrag den Status „Neu“, „In Bearbeitung“, „Ausstehend“ oder „Bereit“ hat – ist er bereits versendet, kann er nicht mehr aufgeteilt werden.
• Aus dem Auftrag heraus. Wenn der Auftrag bereits mindestens ein Paket enthält, befindet sich die Schaltfläche „Neue Teillieferung “ unten auf der Registerkarte „Versand“.

Du gelangst auf die Seite „Neue Teillieferung“, auf der du auswählst, was in das Paket kommen soll. Die Mengenangaben sind bereits mit allem, was noch fehlt, vorausgefüllt, sodass du einfach die Mengen der Artikel verringern kannst, die du nicht auf dem Regal hast.

Anschließend hast du zwei Möglichkeiten:

• „X von Y Artikeln jetzt versenden“ markiert das Paket sofort als versendet, und der Kunde erhält eine Benachrichtigung.
• „Speichern, ohne zu versenden“ speichert das Paket als vorbereitet. Nutze diese Option, wenn du heute verpackst, aber erst morgen zum Versanddienstleister fährst. Du kannst die Angaben danach noch ändern.

Die Sendungsnummer kannst du sofort eingeben oder damit warten, bis der Versandetikett erstellt ist. Wenn du GLS oder PostNord eingerichtet hast, kannst du das Etikett direkt aus dem Paket heraus bestellen, und die Nummer wird dann automatisch vergeben.

Was passiert mit der Bestellung?

Eine Teillieferung versetzt die Bestellung nicht in den Status „Versendet“. Steht die Bestellung auf „Neu“, wechselt sie in den Status „In Bearbeitung“, sodass sie in der Kommissionierliste verbleibt. Wenn du den Status selbst auf „Warten“ oder „Bereit“ gesetzt hast, bleibt er dort stehen. Erst wenn der letzte Artikel versendet wurde, wechselt der Status automatisch zu „Versendet“. Das ist das wichtigste Detail der gesamten Funktion, denn erst der Statuswechsel zu „Versendet“ löst den Rest aus:

• Die Rechnungsnummer wird vergeben
• Die Zahlung wird abgebucht, sofern du festgelegt hast, dass die Zahlung beim Versand erfolgen soll
• Die Bestellung wird an dein Buchhaltungsprogramm übertragen, sofern du die Übertragung beim Versand aktiviert hast

All das geschieht also genau einmal, beim letzten Paket, genau wie bei einer ganz normalen Bestellung. Nur etwas später. Es entstehen niemals zwei Rechnungen oder zwei Zahlungsabbuchungen aus einer Bestellung.

So siehst du das in der Bestellliste

Teilweise versandte Bestellungen sind direkt in der Liste mit „4 von 7 Artikeln versandt“ gekennzeichnet. Die Zahl bezieht sich auf Stückzahlen und nicht auf Artikelzeilen, sodass eine Bestellung mit einer Zeile à fünf Stück durchaus teilweise versendet sein kann. Ist die Bestellung abgeschlossen und wurde in mehr als einem Paket versendet, steht dort stattdessen „In 2 Paketen versendet“.

Wenn du sie zusammengefasst sehen möchtest, kannst du filtern: Klicke in der Filterleiste über der Bestellliste auf „Versand“ und wähle unter „Teillieferung“ die Option „Nur teilweise versendet“ aus.

Was der Kunde sieht

Der Kunde erhält für jedes Paket eine E-Mail, damit er weiß, was bereits unterwegs ist und was später kommt:

• Fehlt noch etwas: „Ein Teil deiner Bestellung Nr. 2093 bei Mortens Kafferisteri wurde versendet“
• Ist es das letzte Paket: „Der letzte Teil Ihrer Bestellung Nr. 2093 bei Mortens Kafferisteri wurde versandt“

Die E-Mail enthält nur die Artikel des jeweiligen Pakets und die Sendungsverfolgungsnummer dieses Pakets. Der Kunde erhält also nicht jedes Mal eine Liste der gesamten Bestellung, sondern kann genau das Paket verfolgen, das gerade unterwegs ist.

Die E-Mail wird nur versendet, wenn die Versandart so eingerichtet ist, dass bei Versand eine Benachrichtigung gesendet wird. Dies kannst du wie bisher unter „Lieferung“ bei der jeweiligen Versandart einstellen.

Wenn du selbst einen festen Text in das Feld „Betreff der Versandbenachrichtigung“ unter „Einstellungen“ eingegeben hast, wird dieser für alle Versand-E-Mails verwendet, auch für Teillieferungen. Dann steht im Betrefffeld des ersten und des letzten Pakets dasselbe. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie die beiden oben genannten unterschiedlichen Betreffzeilen wünschen.

Wenn du eines der integrierten Shoporama-Themes verwendest, ist der Text bereits vorhanden. Wenn du dein eigenes Theme erstellen lassen hast, muss die E-Mail-Vorlage aktualisiert werden, bevor sie zwischen einer Teillieferung und einer vollständigen Lieferung unterscheiden kann. Bis dahin versendet das Theme die normale Versand-E-Mail mit allen Artikeln der Bestellung, einmal pro Paket. Du musst das nicht selbst bemerken: Sobald bei einer Teillieferung eine E-Mail von einem Theme versendet wird, das diese Funktion nicht kennt, schreibt Shoporama dir eine Nachricht unter „Nachrichten“ im Admin-Bereich, damit du sehen kannst, wie viele Kunden die falsche E-Mail erhalten haben. Schreibe an support@shoporama.dk, dann helfen wir dir dabei, die Vorlage einzurichten.

Versandetiketten

Wenn du GLS oder PostNord eingerichtet hast, kannst du direkt für das Paket ein Versandetikett bestellen. Das Etikett wird anhand des Gewichts und des Inhalts des Pakets erstellt, nicht anhand der gesamten Bestellung, sodass du nicht für Artikel bezahlst, die nicht im Warenkorb enthalten sind. Bei Sendungen außerhalb der EU werden für die Zolldeklaration ebenfalls nur die Artikel des Pakets herangezogen.

DAO und Burd unterstützen dies noch nicht. Wenn du versuchst, bei ihnen ein Etikett für eine Bestellung mit Teillieferungen zu bestellen, passiert nichts, und du erhältst im Admin-Bereich die Meldung, stattdessen GLS oder PostNord zu verwenden oder die Paketnummer manuell einzugeben. Der Grund dafür ist, dass die beiden Integrationen nur eine Sendungsnummer pro Bestellung verarbeiten können und die erste überschreiben würden.

Lieferschein für das Paket

Jedes Paket hat seinen eigenen Lieferschein. Klicke auf das Druckersymbol neben dem Paket, entweder auf der Registerkarte „Sendungen“ der Bestellung oder auf der Seite für Teillieferungen. Daraufhin öffnet sich ein Lieferschein, der nur die Artikel dieses Pakets anzeigt.

Der Lieferschein ist mit „Paket 1“, „Paket 2“ usw. gekennzeichnet und gibt an, ob der Rest später folgt oder ob es sich um die letzte Teillieferung handelt. Die Beträge sind auf einem Paket-Lieferschein nicht aufgeführt, da die Gesamtsumme der Bestellung nicht zu einem Karton passt, der nur einen Teil der Waren enthält. Stattdessen wird auf die Rechnung der Bestellung verwiesen.

Der normale Lieferschein der Bestellung ist weiterhin unter den drei Punkten in der Bestellliste zu finden und zeigt wie bisher die gesamte Bestellung an. Wenn Sie keine Teillieferungen verwenden, bemerken Sie keinen Unterschied.

Wenn du ein eigenes Theme verwendest, gilt dasselbe wie für die E-Mail: Der Lieferschein des Themes muss aktualisiert werden, bevor er die Unterscheidung vornehmen kann. Bis dahin werden alle Artikel der Bestellung ausgedruckt, und du erhältst eine Meldung unter „Meldungen“ im Admin-Bereich, sobald dies zum ersten Mal geschieht.

Bearbeiten, löschen oder rückgängig machen

• Solange das Paket noch nicht versandfertig ist, kannst du es beliebig bearbeiten. Klicke neben dem Paket auf „Bearbeiten“, passe die Mengen nach oben oder unten an oder klicke auf „Paket löschen“.
• Sobald das Paket versendet wurde, kann es nicht mehr geändert werden. Es ist bereits unterwegs, und eine Änderung würde die Registrierung ungenau machen. Wenn du auf „Anzeigen“ klickst, kannst du das Paket stattdessen stornieren, woraufhin die darin enthaltenen Artikel wieder als nicht versendet gelten und neu verpackt werden können.

Der Kunde wird nicht benachrichtigt, wenn du ein Paket stornierst, und eine bereits generierte Sendungsnummer bleibt auf der Bestellung bestehen.

Gut zu wissen

• Der Lagerbestand wird wie immerbeim Kauf abgezogen. Eine Teillieferung wirkt sich nicht auf den Lagerbestand aus, sie erfasst lediglich, was versendet wurde.
• Die Kommissionierliste räumt sich selbst auf. Ein Auftrag, der auf Restbestände wartet, verschwindet aus der Kommissionierliste und erscheint von selbst wieder, sobald der Artikel auf Lager ist. Du musst keine eigene Liste führen.
• Es muss keine Einstellung aktiviert werden. Die Funktion ist einfach vorhanden, und eine Bestellung, für die du keine Teillieferungen anlegst, verhält sich genau wie zuvor.
• Es gibt keine Begrenzung dafür, in wie vielen Paketen eine Bestellung versendet werden darf.
• Pfandartikel können nicht in ein Paket gepackt und bei der Artikelauswahl übersprungenwerden. Sie werden auch nicht bei „4 von 7 Artikeln versendet“ mitgezählt, sodass eine Bestellung mit Pfandartikel erst dann als abgeschlossen gilt, wenn die physischen Artikel versendet wurden.
• Wenn Sie den Auftrag manuell auf „Versendet“ setzen, während bereits versandfertige Pakete vorhanden sind, werden diese automatisch als versendet markiert. Eine Teillieferung ist eine Erfassung, keine Sperre.

Häufig gestellte Fragen

Wann wird die Bestellung in Rechnung gestellt und wann wird der Betrag abgebucht?

Beides geschieht erst, wenn das letzte Paket versendet wurde und der Status der Bestellung auf „Versendet“ wechselt. Die ersten Pakete lösen keine Buchung aus, sondern lediglich eine E-Mail an den Kunden. Die Bestellung behält während des gesamten Prozesses einen Preis und eine Rechnung bei, unabhängig davon, in wie vielen Paketen sie versendet wird.

Das erste Paket wird am 30. versendet, der Rest erst im nächsten Monat. In welchem Monat wird die Bestellung verbucht?

In dem Monat, in dem das letzte Paket versendet wird, denn erst dann wird die Rechnung erstellt und der Auftrag in die Buchhaltung übernommen. Bis dahin steht der Auftrag als „In Bearbeitung“ und ist nicht verbucht. Wenn du viele Teillieferungen über einen Monatswechsel hinweg hast, solltest du dies beachten.

Ich stehe am Verpackungstisch und habe nur 2 der 3 Artikel. Was mache ich konkret?

Bleib in der Kommissionierliste und klicke unten auf der Bestellkarte auf „Teillieferung “. Wähle aus, wie viele Artikel du jetzt versendest, und klicke auf „Versenden“. Der Rest verbleibt im Auftrag, der Kunde wird automatisch darüber informiert, dass ein Teil der Lieferung unterwegs ist, und der Auftrag erscheint wieder in der Kommissionierliste, sobald die restlichen Artikel auf Lager sind.

Was für Unterlagen liegen dem Paket bei, wenn ich nur die Hälfte versende?

Ein Lieferschein für genau dieses Paket. Darin sind nur die Artikel aufgeführt, die sich tatsächlich im Karton befinden, und er ist mit „Paket 1 · der Rest wird später versendet“ gekennzeichnet, damit der Empfänger nicht nach etwas sucht, das nicht da ist. Du druckst ihn über das Druckersymbol neben dem Paket auf der Bestellung aus.

Wird der Kunde jedes Mal benachrichtigt, oder denkt er einfach, dass etwas im Paket fehlt?

Der Kunde erhält für jedes Paket eine E-Mail, in der deutlich angegeben ist, dass es sich um einen Teil der Bestellung handelt und später, dass es sich um den letzten Teil handelt. Er sieht weiterhin nur einen Preis und eine Rechnung, sodass keine Verwirrung durch zwei Zahlungen entsteht.

Wie kann ich sehen, ob eine Bestellung nur teilweise versendet wurde, ohne sie zu öffnen?

Das wird direkt in der Bestellliste als „4 von 7 Artikeln versendet“ angezeigt. Wenn du sie zusammengefasst sehen möchtest, kannst du im Versandfilter nach „Nur teilweise versendet“ filtern.

Was passiert, wenn ich versehentlich bei einer Bestellung, bei der alles auf Lager ist, auf „Teillieferung“ klicke?

Das ist kein Problem. Solange das Paket noch nicht versendet wurde, kannst du es korrigieren oder ganz löschen. Ist es bereits als versendet markiert, kannst du es stornieren, und die Artikel gelten dann wieder als nicht versendet. Dem Kunden wird aus diesem Grund weder eine Rechnung gestellt noch der Betrag abgebucht.

Können zwei Mitarbeiter versehentlich denselben Artikel zweimal versenden?

Nein. Die Anzahl der Artikel, die du in ein Paket packen kannst, darf niemals die Menge überschreiten, die tatsächlich noch versendet werden muss, und dies wird auch beim Speichern überprüft. Hat dein Kollege gerade die letzten beiden versendet, kannst du sie nicht noch einmal versenden.

Zahlt der Kunde zweimal Versandkosten, wenn die Bestellung in zwei Paketen versendet wird?

Nein. Der Kunde zahlt die bei der Bestellung ausgewählte Versandgebühr einmalig. Wenn du ein Versandetikett für das zweite Paket bestellst, trägst du diese Kosten selbst. Das solltest du berücksichtigen, wenn du Bestellungen häufig aufteilst.

Was mache ich, wenn die Restbestände nie bei mir eintreffen?

Dann muss die Bestellung so angepasst werden, dass sie dem entspricht, was der Kunde tatsächlich erhält. Entferne oder korrigiere die Artikelzeile in der Bestellung und setze die Bestellung anschließend auf „Versendet“. Wenn du sie einfach auf „Versendet“ setzt, ohne die Zeile zu korrigieren, wird dem Kunden der gesamte ursprüngliche Betrag in Rechnung gestellt, einschließlich des Artikels, den er nie erhalten hat.

Kann ich sehen, welches Paket beim Kunden angekommen ist?

Der Lieferstatus und die Abholung in einer Paketstation werden pro Bestellung und nicht pro Paket gespeichert. Wenn du eine Bestellung in mehreren Paketen versendest, wird daher nur der Status eines Pakets angezeigt. Die Sendungsverfolgungsnummern sind jedoch jeweils auf den einzelnen Paketen vermerkt, sodass du jedes einzelne Paket jederzeit beim Versandunternehmen nachverfolgen kannst.

Für Entwickler von Integrationen

Teillieferungen sind auch in der REST-API als Unterpunkt der Bestellung unter /order/{id}/shipment verfügbar, wo du Pakete abrufen, anlegen, bearbeiten, versenden und löschen kannst. Die Antwort der Bestellung selbst enthält zudem eine Liste der Sendungen, sofern die Bestellung Pakete enthält. Es gibt Webhooks für „shipment_created“ und „shipment_sent“ unter der Gruppe „order“. Die vollständige Beschreibung findest du in der API-Dokumentation.